Salvar arquivos da empresa na nuvem - Vantagens e desvantagens

Salvar arquivos, pastas e documentos da empresa na nuvem é um processo simples, que envolve uma estrutura de TI própria ou de terceiros, mas exige algumas considerações.

A computação em nuvem é uma ferramenta importante para a maioria das empresas, pois fornece soluções de armazenamento num ambiente colaborativo e com acesso globalizado.

Além de proteger os dados contra falhas no disco rígido local e de outros problemas semelhantes, salvar arquivos na nuvem também permite que essas informações sejam acessadas em trânsito, a partir de qualquer dispositivo móvel.

Algumas ferramentas colaborativas permitem ainda que os documentos armazenados na nuvem sejam compartilhados com membros da equipe, ajudando a aumentar a eficiência na organização.

Os serviços de nuvem terceirizados geralmente permitem salvar toda espécie de documentos corporativos, mas salvar documentos importantes em data centers de terceiros pode ser perigoso.

O que é armazenamento em nuvem?

O armazenamento em nuvem é um serviço prestado por datacenters e infraestruturas de TI, públicos ou privados, onde dados são gravados, transmitidos e armazenados para usuários e empresas através de uma rede de comunicação como a Internet.

Esses sistemas são compostos de servidores, softwares, sistemas de armazenamento e linhas de comunicação capazes de manter dados, próprios ou de terceiros, sempre online e disponíveis via internet.

Quando terceirizado, o armazenamento de dados em nuvem geralmente é feito em data centers de empresas contratadas e tarifado com base no consumo mensal de espaço, banda de comunicação, processamento e/ou número de acessos aos arquivos.

Esses provedores de serviços cloud gerenciam e mantêm os dados transferidos para a nuvem. Os serviços de armazenamento são fornecidos sob demanda, onde a capacidade de armazenamento pode aumentar ou diminuir conforme o necessário.

A infraestrutura da nuvem

O armazenamento em nuvem quase sempre é fornecido por uma infraestrutura de armazenamento virtualizada, composta por servidores, storages e softwares, capazes de funcionar de forma ininterrupta e com recursos de alta disponibilidade.

Essa estrutura geralmente é gerenciada por um software de virtualização, que consolida os recursos de hardware e software e permite expansões quase instantâneas para seus usuários possam contratar serviços de forma automática quando necessário.

A proposta inicial do armazenamento em nuvem era reduzir radicalmente o custo através do melhor uso do datacenter, mas os provedores de serviço têm adicionado custos que tornaram essa tecnologia consideravelmente mais cara.

Onde salvar os arquivos da empresa?

Os provedores de computação em nuvem geralmente apresentam contratos que envolvem uma mensalidade fixa e custos operacionais variáveis para salvar os arquivos corporativos.

Esses custos variáveis rotineiramente estão associados com o uso, e são semelhantes ao modelo de pagamento adotado por empresas concessionárias de água, luz e telefone.

Em muitos casos, também há taxas de implantação, pelo volume de transações e volume de dados acessados. Os serviços de nuvem mais conhecidos são:

- Amazon Simple Storage Service (S3)

- Amazon Glacier

- Armazenamento em nuvem do Google

- Google Cloud Storage Nearline

- Microsoft Azure.

Os dados da nuvem são armazenados em servidores de armazenamento e de aplicação distintos, localizados localmente ou em data centers gerenciados por provedores terceirizados.

As organizações que optam pelo armazenamento em nuvem eliminam ou diminuem a necessidade de comprar, gerenciar e manter a infraestrutura de armazenamento interna própria.

Vantagens e desvantagens de salvar os arquivos da empresa na nuvem

Salvar os arquivos da empresa na nuvem oferece benefícios que pode resultar em maior flexibilidade da equipe para acessar dados e a diminuição do investimento inicial para empresas que ainda não possuem uma infraestrutura de TI formatada.

Apesar de ser vendida como um sonho, a nuvem oferece mais riscos do que as redes tradicionais de área de armazenamento (SAN), pois estão mais sujeitas a ataques virtuais, vazamento de informações e o uso indevido dos dados.

Existem ainda outras deficiências, como a falta de controle sobre a plataforma, os custos mensais crescentes, riscos que envolvem a comunicação de dados e a relação de dependência estabelecida com o provedor de solução.

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Vantagens de salvar arquivos na nuvem terceirizada

Fácil de usar. Salvar arquivos na nuvem é fácil. Contratar, acessar e usar um serviço de nuvem corporativa é relativamente simples. Apesar disso, algumas empresas maiores precisam de um plano de implantação detalhado para não correr riscos de contratar serviços que não atendam as necessidades.

Pequenas e médias empresas geralmente podem começar a trabalhar rapidamente, sem ter que esperar que uma equipe de TI (tecnologia da informação) aloque e configure os recursos de armazenamento.

O problema é que essa facilidade tem um custo mensal, e que acompanha sua empresa enquanto o serviço for utilizado.

Como esses custos envolvem depreciação de equipamentos, profissionais de TI, linhas de comunicação e o lucro dos provedores de serviços, não espere que esse valor seja menor do que implantar uma nuvem privada.

Disponibilidade global. Os arquivos salvos em armazenamento de nuvem estarão disponíveis para qualquer sistema, em qualquer lugar e a qualquer momento. Pequenas e médias empresas que não possuem um departamento de TI e usuários iniciantes podem contar com o acesso de dados global facilitado.

Segurança externa. Ao salvar arquivos da empresa fora do ambiente de produção, agrega-se segurança e facilita a continuidade de negócios.

O armazenamento em nuvem pública possui diversas ferramentas para mover cópias de dados da empresa para um site remoto. Isso melhora as rotinas de backup e aumenta a segurança.

Salvar os arquivos numa nuvem privada interna exige maior preocupação com as rotinas de backup. O backup 3-2-1 é a forma mais simples de pensar na continuidade dos negócios da organização.

Expansão on demand. Uma nuvem interna nem sempre permite o crescimento das áreas de armazenamento e a facilidade de uso que um serviço de nuvem pública.

Apesar do custo de hardware estar sendo continuamente reduzido, alocar recursos numa estrutura pronta terceirizada, apesar de mais caro, é mais simples que comprar um novo servidor ou storage.

Um ponto que deve ser questionado nessa situação é que contratos de upgrade com provedores geralmente possuem tempo determinado mínimo.

Como esses crescimentos de tráfego podem ser sazonais, essa contratação pode encarecer ainda mais o serviço.

Menor investimento inicial. Salvar arquivos na nuvem não precisa de infraestrutura interna. Os clientes contratam e pagam apenas pelo armazenamento que usam, eliminando a necessidade de um investimento em servidores.

Apesar da compra de um servidor ou storage NAS exigir um investimento maior, o investimento é único. Salvar arquivos na nuvem em servidores de terceiros é adicionar um custo mensal a operação ao invés de ter que gastar em uma compra única.

Apesar de parecerem baixos, os custos de contratar uma nuvem de terceiros são uma despesa contínua, que geralmente crescem com o passar do tempo e com o aumento do uso.

Desvantagens de contratar serviços de nuvem

Segurança. A segurança dos dados é o principal risco que deve ser considerado ao contratar o uso de armazenamento em nuvens públicas. Salvar arquivos de projetos importantes fora de casa é um risco que nem todas as empresas estão dispostas a correr.

A preocupação é que, uma vez que os dados saem das instalações da empresa, o controle sobre como os dados são tratados e armazenados sai totalmente do controle.

Isso é sério e pode colocar toda a empresa em risco. Projetos confidenciais, documentos importantes, registros financeiros e contábeis podem causar verdadeiros desastres quando vão para as mãos de pessoas mal intencionadas.

Muitos provedores de serviço tomam algumas providências aprimorando seus recursos de segurança e utilizando recursos como a criptografia de dados e autenticação multifator (MFA), porém riscos como o erro humano, invasão ou sabotagem sempre existem.

Grandes corporações podem contratar armazenamento em nuvem de vários provedores e auditar a segurança física e lógica, mas um data center com milhares de clientes sempre será mais exposto que uma infraestrutura de TI própria.

O volume mensal de acessos. Salvar muitos arquivos e documentos na nuvem também pode ser um problema, e pode aumentar significativamente o custo de uso do armazenamento.

Provedores cobram pela capacidade de armazenamento, volume de transmissão e número de acessos aos dados.

Como hard disks estão cada vez maiores e mais baratos, ter um cloud storage interno ao invés de contratar uma nuvem de terceiros reduz sensivelmente mensalidade com cold storage.

Além disso, custos adicionais como a necessidade de atualizar os links de comunicação da empresa com o serviço de armazenamento em nuvem pode chegar a milhares de reais, sem que o investimento seja totalmente depreciado.

Degradação do desempenho. Uma empresa pode ter problemas de desempenho se seus aplicativos internos precisarem acessar os dados armazenados em nuvens de terceiros.

Depender de linhas de comunicação pode ser perigoso, principalmente no Brasil. Além disso, as atualizações e upgrades de servidores e sistemas de armazenamento executadas nos provedores externos podem impactar diretamente as operações da empresa.

Nesses casos, provavelmente será necessário mover os servidores e aplicativos para a mesma nuvem ou trazer os dados necessários de volta para dentro.

Custo. Se uma empresa requer muita capacidade de armazenamento em nuvem e frequentemente move seus dados entre os sistemas locais e a nuvem, os custos mensais podem disparar.

Em comparação com a implantação do armazenamento interno, os custos contínuos das nuvens terceirizadas podem facilmente ultrapassar o custo de implementação e manutenção de um sistema local.

Uma nuvem interna pode custar menos e entregar capacidade ilimitada de armazenamento, maior controle sobre o processo e a garantia que a equipe interna estará sempre atenta ao sistema.

Salvar arquivos na nuvem é um bom negócio

Seja disponibilizar arquivos da empresa por uma nuvem interna ou contratar um provedor, manter arquivos e documentos disponíveis, seguros e sempre online é um ótimo negócio. 

Porém, para determinar se vale salvar arquivos em nuvens de terceiros ou criar uma nuvem privada própria, uma empresa deve seguir estas quatro etapas:

- Compare os custos únicos de comprar um servidor ou NAS e os custos mensais recorrentes gerados ao contratar um serviço de nuvem de terceiros.

- Considere os custos contínuos de armazenamento e o investimento adicional ao montar sua própria nuvem.

Lembre-se que um pequeno storage NAS de 8TB custa pouco, é fácil de instalar, pode fornecer capacidade de armazenamento ilimitada e não possui mensalidades.

- Determine se despesas adicionais de telecomunicações serão necessárias para o acesso apropriado ao provedor de serviços.

- Grandes corporações possuem regras de governança rígida quando o assunto são informações corporativas. Decida se o serviço de armazenamento em nuvem terceirizado oferece a segurança de dados exigida pela empresa e se vale a pena correr riscos relacionados com a privacidade e o vazamento de informações.

- Desenvolver uma estratégia de segurança em nuvem híbrida, com procedimentos de acesso e uso de armazenamento associando a nuvem própria com a de terceiros podem manter o gerenciamento eficaz dos dados e controlar as despesas.

Salvar arquivos na nuvem interna pode ser a melhor solução

Sistemas como storages NAS e permitem salvar documentos para acesso remoto, pemitem sincronização do backup com serviços de nuvem pública, são ótimas ferramentas para a recuperação de desastres (DR) e fazer arquivamento de dados acessados com pouca frequência.

Um número crescente de empresas está usando esses servidores de armazenamento como uma forma de cortar custos com serviços de nuvem terceirizados.

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