Servidor de Arquivos: Como melhorar a eficiência nas empresas

Um dos desafios mais persistentes para as pequenas e médias empresas é o gerenciamento eficiente dos dados não estruturados.

Apesar do servidor de última geração e da aplicação corporativa estarem funcionando perfeitamente, um ambiente colaborativo não vive sem planilhas, fotos e documentos.

Dados distribuídos em diversos hard disks, versões desatualizadas de documentos sendo compartilhadas sem controle e dificuldades para localizar arquivos importantes são apenas alguns desafios que precisam de solução.

Gravar dados em diferentes computadores pode causar muitos transtornos e até mesmo causar a perda de informações críticas, seja por falta de organização ou por fragilidade do ambiente.

Essa realidade é enfrentada por muitas empresas que lutam diariamente para gerenciar e compartilhar dados distribuídos em vários computadores.

O tempo gasto com esse esforço diminui a produtividade, causa desordem e expõe a desorganização. A melhor solução para esse tipo de problema é implementar um servidor de arquivos.

A importância de implementar um servidor de arquivos para centralizar os dados

Um servidor de arquivos permite centralizar e organizar os dados da empresa em um único local, facilitando o acesso e a colaboração entre os funcionários.

Isso evita a duplicação de arquivos e garante que todos estejam sempre trabalhando com a versão mais recente de cada documento.

Além disso, implementar um file server permite que a administração da empresa determine quem pode acessar, editar ou excluir determinados arquivos.

Essas restrições não apenas protegem as informações confidenciais, mas também ajudam a prevenir a perda acidental de dados.

Além disso, esses equipamentos podem facilmente ser expandidos para acomodar o crescimento da empresa e suas crescentes necessidades de armazenamento.

Por onde começar?

Implementar um servidor de arquivos envolve uma série de etapas para garantir que a solução escolhida atenda às necessidades e proporcione um ambiente seguro para o armazenamento e compartilhamento de dados.

Pequenas e médias empresas nem sempre possuem um departamento de TI, por isso as recomendações abaixo podem ajudar na escolha do equipamento certo.

Antes de tudo, é fundamental avaliar as necessidades específicas de armazenamento e compartilhamento de dados da empresa.

Isso inclui identificar o volume de dados, o número de usuários que acessarão o ambiente, os tipos de arquivos e identificar as exigências de acesso e segurança.

Com essas informações em mãos, será mais fácil selecionar o tipo de servidor de arquivos e a capacidade de armazenamento adequados.

Hardware, software e nuvem

A escolha do hardware e do software é outro aspecto crucial na implementação de um servidor de arquivos.

Muitas empresas utilizam servidores usados para esse fim, porém correm o risco de perda de dados e quase sempre recebem um desempenho inferior ao que é necessário ao projeto.

Embora os servidores velhos possam parecer mais baratos no primeiro momento, esses sistemas exigem mais manutenção e possuem custos ocultos, como a substituição de componentes e contratos de manutenção.

Além disso, um servidor nesse estado não é tão confiável quanto um equipamento novo. O desgaste e o envelhecimento dos componentes podem levar a falhas e causar períodos de inatividade, prejudicando a produtividade da empresa.

Outro ponto importante é que um servidor obsoleto não recebe atualizações de segurança, tornando os dados armazenados mais suscetíveis a invasões.

Uma forma de contornar esses tipos de inconvenientes é contratar um serviço de nuvem. O problema é que existem custos mensais associados ao serviço e manter dados importantes fora da empresa não é uma situação confortável.

O servidor de arquivos local

Tanto um servidor físico quanto um storage NAS podem ser usados com sucesso para implementar um servidor de arquivos.

Caso a opção seja comprar um servidor de aplicação para ter uma solução improvisada, lembre-se que esses equipamentos exigirão vários softwares para controlar o acesso ao sistema.

Nesses casos, a melhor recomendação é usar um NAS para isso, que custa mais barato e possui diversas ferramentas úteis para a tarefa.

Assim que o equipamento for instalado, estabeleça uma estrutura de diretórios clara e organizada para facilitar a localização e o gerenciamento de arquivos.

Logo após, determine as permissões de acesso para cada usuário ou grupo de usuários, garantindo que as informações sejam acessíveis apenas por aqueles que realmente necessitam delas.

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A segurança é fundamental

A segurança é uma preocupação constante ao implementar um file server, seja ele um servidor local ou remoto. Além da correta atribuição de privilégios, certifique-se que o método escolhido para a autenticação dos usuários que acessam os dados seja eficiente.

Além disso invista em soluções de segurança robustas como firewalls, softwares antivírus e sistemas para a detecção de intrusão.

Considere também utilizar a criptografia de dados para proteger informações confidenciais e estabeleça políticas de backup regulares para prevenir a perda de dados em caso de falhas no sistema ou incidentes de segurança.

Programe a manutenção para evitar imprevistos

Pequenas e médias empresas nem sempre possuem regras claras sobre a manutenção e substituição de equipamentos obsoletos, principalmente servidores que ainda estão funcionando.

Isso pode trazer imprevistos com graves consequências em caso de falha, geralmente causando interrupção nos serviços e a consequente perda de dados.

Para evitar qualquer surpresa, estabeleça um plano de manutenção e monitoramento contínuo do seu novo servidor de arquivos.

Isso inclui a atualização regular de softwares e sistemas de segurança, a verificação do desempenho do hardware e a identificação e correção de possíveis problemas, antes que qualquer se tornem críticos.

Um NAS é um servidor local pronto para o trabalho

Um Network Attached Storage (Network Attached Storage) é um equipamento para ser conectado a uma rede local que permite armazenar dados de forma centralizada.

Esses equipamentos podem ser configurados facilmente para funcionarem como servidor de arquivos, possuem diversas ferramentas para a administração do ambiente e possuem diversos recursos de segurança.

Além disso, um NAS custa menos que um servidor comum e pode fazer backup de todos os computadores e dispositivos móveis da rede.

A eficiência vem através da organização

Um storage NAS é projetado para ser simples de instalar e gerenciar, mesmo para quem possui conhecimentos limitados em tecnologia.

Isso pode ser uma grande vantagem para pequenas empresas que não possuem uma equipe dedicada de TI.

Além disso, comparado aos servidores tradicionais, os NAS geralmente custam menos e requerem menos manutenção.

Esses sistemas podem ser facilmente expandidos para acomodar o crescimento de dados em pequenas e médias empresas e suas necessidades de armazenamento.

Muitos NAS oferecem ainda recursos adicionais como sistemas para backup automático, sincronização em nuvem e diversos aplicativos úteis, proporcionando maior produtividade para a empresa.

Mesmo os NAS domésticos incluem recursos de segurança robustos como a criptografia de dados, controle de acesso e sistemas de proteção contra a maioria dos malwares.

O desafio de organizar dados em pequenas e médias empresas

A implementação de um servidor de arquivos pode melhorar significativamente a eficiência de pequenas e médias empresas, centralizando e organizando os dados.

Além disso, deslocar dados de vários hard disks para um ambiente centralizado vai proporcionar maior controle sobre os acessos, aumentar a segurança e reduzir custos.

Nessa hora vale a pena investir em um equipamento novo, fugindo dos riscos associados à utilização de servidores usados.

A solução mais apropriada para esse tipo de implementação é a compra de um NAS, que oferece mais benefícios que um servidor comum e entrega maior facilidade de uso.

Serviços de nuvem também podem ser lembrados como uma alternativa válida, porém a falta de controle sobre o ambiente e a dependência de um link de alta velocidade podem comprometer a eficiência da implantação.

Além disso, não existe almoço grátis: Quanto maior for o uso do provedor de nuvem na aplicação, maior serão os custos mensais associados.

Ao escolher a solução de armazenamento e compartilhamento de arquivos mais adequada, pequenas empresas podem melhorar sua eficiência e competitividade no mercado, sem sacrificar seu orçamento ou correr riscos com a perda de dados.

Vai montar um servidor de arquivos para sua empresa?

Um NAS é uma ótima ferramenta para montar um servidor de arquivos, seja para ambientes Windows, Mac ou Linux.

Esses equipamentos são robustos, possuem diversos recursos contra falhas e custam menos que um servidor de aplicação.

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