Qual o melhor equipamento de backup para cartórios de notas?

Um cartório de notas é o responsável por serviços como reconhecer assinaturas, dar fé pública a procurações e fazer a autenticação de cópias.

Além disso, um tabelionato também é responsável por prestar serviços como lavrar escrituras, registrar inventários, testamentos e partilhas.

Por serem serviços de uso comum da população, é natural que a quantidade de documentos em posse de um cartório de notas cresça exponencialmente com o passar do tempo.

Mas como manter todos esses atos e documentos armazenados de forma segura? Qual o melhor equipamento para o armazenamento e backup de dados nas atividades notariais?

Os servidores e sistemas de backup dentro dos cartórios

Muitos tabelionatos já possuem um sistema de informação seguro, composto por servidores e storages de alta disponibilidade. Isso significa que os equipamentos que guardam nossos contratos estão cada vez mais confiáveis.

A redução contínua dos preços dos servidores e storages tem facilitado a informatização dos tabeliões, substituindo os antigos servidores improvisados por soluções mais seguras.

Além disso, diversas soluções profissionais de cópia auxiliam na tarefa de proteção dos dados, fazendo tudo automaticamente e sem a intervenção humana.

Apesar dessas melhorias, muitos cartórios de notas ainda usam servidores montados e fazem backup em HDs externos, ficando à mercê de técnicos, processos manuais e de dispositivos sempre sujeitos a falhas.

O que é provimento nº 74/2018?

O provimento nº 74/2018 é um instrumento legal que estabelece regras mínimas para manter a integridade e disponibilidade de dados armazenados, bem como a garantia de continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil.

Para normatizar a proteção do ambiente de dentro dos cartórios, o conselho nacional de justiça lançou esse provimento, que regulamenta como o armazenamento das informações dos cidadãos, organizações e pessoas jurídicas deve ser feito.

Esse instrumento é voltado para a segurança de dados dentro de cartórios, e discorre sobre os padrões mínimos de tecnologia da informação no armazenamento e backup das informações armazenadas.

Os processos automatizados de backup

Todo cartório de notas gera, registra e armazena centenas de documentos digitais por dia, por isso não pode correr nenhum risco de perda de dados.

Mas manter documentos como escrituras, inventários e partilhas sempre protegidos é caro e trabalhoso, por isso nem todos os tabelionatos possuem processos que garantam a restauração dos arquivos em caso de falhas.

A boa notícia é que os preços dos servidores de backup e storages estão mais baratos, reduzindo o investimento para manter aplicações e dados seguros, principalmente quando o assunto são vários terabytes de informação.

Além disso, alguns desses equipamentos já permite transferir dados via internet automaticamente para provedores de serviços de nuvem ou outros NAS, mantendo cópias de segurança fora do local de produção.

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Essas soluções são ainda mais importantes nos cartórios de nota localizados em áreas de risco, pois permitem manter as informações seguras mesmo em caso de furto, roubo ou acidentes.

Os servidores NAS ocupam um lugar especial nessa demanda, pois possuem diversas ferramentas úteis, inclusive a replicação automática para a nuvem ou outros sistemas de armazenamento.

Como proteger os dados de um cartório de notas?

A ideia básica do provimento 74 é exigir que cada cartório de notas possua um plano robusto para continuidade de negócios, utilize sistemas computacionais de alta disponibilidade e mantenha todos os dados seguros.

Esse plano deve envolver os documentos e sistemas computacionais da operação, garantindo que todos os atos sejam arquivados de forma segura, acessível e mantenha a integridade de seu conteúdo.

Muitos serviços notariais já têm em suas rotinas esse objetivo, porém nem todos conseguem atender a normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação a longo prazo exigida na prática dos atos e comunicações eletrônicas.

Servidores de aplicação dotados de vários hard disks configurados para funcionar em arranjos RAID trazem muita segurança ao processo, porém ainda não resolvem todos os problemas.

Qual é a melhor forma de fazer backup?

A estratégia de implantar a técnica de “backup 3-2-1” utilizando uma cópia local, um storage NAS e a sincronização com um sistema de nuvem pode facilmente manter seguro todos os registros, atos e documentos de qualquer tabelionato.

Como as atividades do cartório não podem parar, a melhor forma de restaurar completamente o sistema e o ambiente de trabalho é também ter uma cópia local dos dados.

Uma forma simples de evitar problemas desse tipo é sempre fazer um backup via rede, utilizando um dispositivo próprio para a tarefa e que não esteja em produção.

Manter uma cópia local das aplicações e arquivos importantes no cartório facilita a recuperação em caso de desastres, pois as soluções de nuvem exigem linhas para comunicação com a internet e longos períodos de download.

O backup em nuvem para cartórios e tabelionatos

Outra exigência do provimento nº 74/2018 é que todos os dados devem ser mantidos, além das mídias tradicionais eletrônicas como storages NAS, em uma terceira cópia de segurança na internet (backup em nuvem).

O problema é que apesar de seguros, os serviços de nuvem são tarifados mensalmente e exigem linhas de comunicação de alta velocidade, que também custam caro.

Além disso, recuperar arquivos da nuvem em caso de sinistro é um exercício de paciência, pois é demorado e nem sempre é finalizado com sucesso.

Contratar um serviço de backup em nuvem também significa renunciar ao controle do ambiente, custos maiores com linhas de comunicação, ter renegociações anuais e confiar as informações do cartório para terceiros.

Para evitar esses riscos, alguns storages NAS possuem ferramentas para criar uma nuvem privada ou mesmo fazer a sincronização de dados em tempo real com outro NAS instalado fora do cartório.

A necessidade da proteção dos atos e documentos

O provimento 74 exigiu que desde 01/08/2018 todos os serviços notariais e de registro de documentos devem adotar políticas para a segurança de informação com relação a confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e integridade dos dados.

Além disso, é responsabilidade do cartório de notas possuir mecanismos preventivos de controle físico e lógico dos dados armazenados, sob pena de multas, instauração de procedimento administrativo e a possível responsabilização cível e criminal dos dirigentes.

Mesmo assim, muitos cartórios ainda insistem em manter seus arquivos armazenados em servidores que não possuem sistemas de proteção contra falhas ou tem um plano de proteção consistente.

Alguns cartórios menores chegam ao extremo de manter suas cópias de segurança no próprio computador de uso, trazendo ainda mais riscos associados a perda de dados.

Além disso, até pouco tempo atrás muitas dessas instituições usavam, além dos HDs externos, mídias ópticas como CDs e DVDs ou pendrives para manter suas cópias em segurança.

Esses equipamentos sempre foram verdadeiras bombas-relógio, pois não são capazes de manter as informações seguras e quase sempre causam a perda de dados.

Servidores com arranjos de discos são mais confiáveis

A maioria dos registros das atividades cartorárias já acontece digitalmente. O problema é muitos tabelionatos ainda possuem sistemas e soluções proprietárias, que nem sempre entregam a disponibilidade necessária para atender o provimento 74.

Os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro devem ser mantidos em segurança, disponíveis e sempre acessíveis.

Para atender esse tipo de exigência, não basta possuir um servidor local de alta disponibilidade, também é necessário investir em um sistema de backup confiável.

Os riscos da perda de dados

Um cartório de notas não pode correr riscos de perder informações sobre registro dos contratos, certidões e outros documentos públicos, por isso precisa contar com soluções e equipamentos confiáveis.

Sabendo disso, alguns cartórios com mais recursos instalaram soluções de backup baseadas em fita, que apesar de mais seguras, demandavam tempo para fazer a cópia sequencial e muitos cuidados com o armazenamento das mídias.

Mesmo esse sistema ainda não gera a confiança necessária para manter os documentos importantes seguros. O processo de backup em fita geralmente é demorado, complicado e exige intervenção humana, portanto está sujeito a falhas.

Além disso, fitas guardadas por muitos anos nem sempre são localizadas quando requisitadas. Isso levou muitos dos tabeliões a migrar seus backups antigos para um storage NAS.

O backup do cartório foi simplificado

Aposentar as soluções domésticas baseadas em HDs externos ou pendrives e implementar uma solução de armazenamento profissional reduz muito o risco de perda de dados.

Conseguir mais velocidade e estabilidade nos processos de backup de um cartório de notas melhora diretamente a produtividade das operações de quem trata com registros públicos.

Os storages NAS estão cada vez mais baratos, e são sistemas de armazenamento que permitem centralizar os processos de cópia de documentos, registros civis, certidões e outros atos de responsabilidade do cartório num único lugar, que é confiável, acessível e seguro.

Transformar muitas horas de trabalho numa rotina de poucos minutos libera a equipe de TI para atender os funcionários em outras tarefas, como atender o suporte técnico ou otimizar o desempenho da rede.

Equipados com vários hard disks, os novos storages NAS são sistemas de armazenamento muito seguros, que além de manter os dados sempre online, também aumentam a economia e a produtividade do cartório.

Mesmo as soluções de armazenamento mais simples como os NAS para dois hard disks já possuem recursos de segurança úteis, como fazer cópias duplicadas e automáticas dos arquivos através dos arranjos de discos RAID.

Um servidor de backup confiável

Enquanto antigos processos de cópia que utilizam fitas copiam dados de forma incremental ou diferencial, os storages NAS podem fazer cópias completas e idênticas dos arquivos, acabando com rotinas complicadas de restauração.

As soluções de backup para cartório de notas produzidas pela Qnap podem facilmente tirar um instantâneo (snapshot) do servidor local a cada hora e armazenar essa informação de forma segura para a eventual recuperação de dados.

Assim, mesmo que um desastre aconteça, a cópia gravada longe do servidor de aplicação sempre manterá os arquivos seguros.

Alguns desses servidores de backup podem ainda possuir ter componentes redundantes e realizar a replicação de dados em tempo real, dependendo da necessidade de cada organização.

O melhor equipamento de backup para os cartórios

Todo o armazenamento de registros, atas e documento está sendo gradativamente transferido para sistemas de armazenamento de alta disponibilidade, eliminando processos como o backup sequencial e a preocupação na restauração de dados.

A união de sistemas de armazenamento em disco com softwares capazes de fazer backup de servidores tem garantido que documentos cartorários estejam sempre disponíveis, por uma fração do preço de antigas soluções em fita.

As soluções de backup estão mais velozes

Cartórios de nota maiores podem ainda diminuir o tempo gasto no processo de cópia (janela de backup) e o congestionamento da rede local, graças aos novos padrões de comunicação de alta velocidade, como as portas ethernet 10GbE.

Esse recurso de hardware acelera as tarefas que tomavam muitas horas para poucos minutos e é especialmente útil em backup de servidores corporativos via rede.

Alguns desses equipamentos já são equipados com as novas placas 10GbE ethernet, que permitem agregar várias portas de rede num único link lógico de altíssima velocidade, diminuindo ainda mais o gargalo ocasionado pelos processos de cópia.

Traga seu plano de backup e tire suas dúvidas

Todos os cartórios e tabelionatos possuem grandes volumes de documentos e precisam de sistemas confiáveis, que mantenham os dados seguros, acessíveis e uma ferramenta simples para a restauração.

Ter um servidor robusto e uma solução de backup segura e funcional sempre é uma ótima forma de evitar dores de cabeça.

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