Qual o melhor equipamento de backup para farmácias e drogarias?

O maior desafio para qualquer comércio varejista é manter suas operações seguras, e isso não é diferente para pequenas farmácias.

Além disso, cumprir a regulamentação exigida na venda de alguns medicamentos e ainda manter os dados farmacêuticos de pacientes sempre disponíveis e protegidos é uma preocupação que tira o sono de muitos gestores.

Seja em uma pequena drogaria ou uma grande rede de farmácias, a obrigação do administrador é manter as receitas armazenadas corretamente e o sistema computacional sempre seguros.

Como a quantidade de papel produzida e armazenada não é pequena, a melhor maneira de manter a papelada organizada e disponível é através da digitalização de documentos.

Arquivos digitais como receitas retidas e exames, após digitalizados, devem ser guardados para eventuais exigências e consultas futuras. O problema começa quando o servidor falha e o sistema de backup não é um processo confiável.

A perda de dados

A perda de dados importantes pode ocorrer de várias maneiras, incluindo erro humano, vírus de computador, falha de hardware ou sistema, corrupção de software, roubo ou desastres naturais.

A melhor solução para que farmácias de quaisquer portes mantenham seus arquivos protegidos é ter um plano de backup fácil de operar, automático e que possa ser auditado periodicamente.

Para garantir que arquivos importantes como receitas médicas, documentos e informações contábeis sejam armazenados de forma segura, facilmente localizáveis e estejam sempre disponíveis, ninguém pode depender apenas de um servidor.

A importância do backup do servidor

Depender de apenas um servidor sempre é muito arriscado. Nesse cenário, qualquer falha no sistema significa a interrupção nos serviços e a perda de dados.

Como interromper os serviços não é exatamente uma opção válida, manter uma solução de backup sempre funcional deixou de ser uma tarefa facultativa.

A boa notícia é que existem várias ferramentas para manter as cópias atualizadas, algumas baseadas em trabalho manual (e sujeitas a falhas) e outras mais profissionais, que fazem o trabalho de forma automática.

O backup de dados pode ser feito localmente ou enviado para equipamentos fora da empresa. Grandes redes de drogarias preferem os dois: Elas geralmente mantêm uma cópia local e outra remota, longe da operação.

O backup local é melhor

Tradicionalmente, a maioria das farmácias mantém suas cópias locais em unidades de discos, pendrives ou drives de fita magnética.

A chegada dos serviços de nuvem preencheu uma lacuna, que é a exigência de manter o terceiro backup em dispositivos externos e fora do ambiente de produção (que estão sendo utilizados).

Infelizmente a nuvem custa caro e não resolve todos os problemas, pois exige uma conexão de alta velocidade com a internet, gera mensalidades e demora muito para recuperação do ambiente em caso de desastre.

Por isso, manter o backup local sempre atualizado e funcionando é a salvação dos problemas, pois permite que os dados sejam acessados diretamente sempre que necessário.

Como definir a periodicidade, estratégia, estrutura e o tipo de backup varia de acordo com cada operação, o melhor a fazer é testar periodicamente cada opção adotada, localizando e corrigindo possíveis pontos de falha.

Quais são os principais equipamentos para backup?

Muitas vezes encontramos farmácias menores ou sem uma cultura de TI que mantém suas cópias feitas diretamente nos servidores de produção, replicando os arquivos para a mesma unidade de disco.

Esse erro é rudimentar e muito grave, e ainda hoje é um dos principais causadores da perda de dados. Qualquer falha no servidor imediatamente impossibilita o acesso a todas as informações armazenadas.

Quem já sofreu com o problema geralmente melhorou um pouco esse processo, adotando HDs externos e pendrives domésticos como soluções de backup improvisadas.

Apesar dos preços competitivos, esses equipamentos também estão longes de ser a resposta ideal para a proteção de um ambiente corporativo. Tanto as memórias flash como os HDs externos não possuem nenhuma redundância, por isso sempre estão sujeitos a falhas.

Os riscos de usar HDs externos e pendrives para backup

Apesar disso, muitas drogarias ainda mantêm seus arquivos nesses equipamentos, correndo riscos desnecessários de perder dados importantes.

O HD externo é um equipamento que possui componentes mecânicos que falham sem avisar e pendrives são memórias de baixo custo, que podem ser danificadas até por uma porta USB com problemas.

Até alguns anos atrás, o melhor equipamento para backup eram os drives de fita. Muitas redes de drogarias ainda usam esses sistemas, mantendo suas aplicações e arquivos copiados em drives de fitas LTO, DLT, AIT ou DDS.

Apesar de muito utilizadas, armazenar e manter fitas fora do ambiente do datacenter é um grande desafio, pois essas soluções de backup para servidor são difíceis de operar e exigem cuidados constantes.

O aumento da capacidade e redução contínua dos preços dos hard disks permitiram que essas fitas fossem gradativamente substituídas por sistemas profissionais de disco.

Os storages NAS para backup

A chegada dos storages NAS com dois hard disks permitiu a construção de planos de backup robustos, principalmente em farmácias de manipulação e pequenas drogarias.

Storages NAS são dispositivos de armazenamento que podem ser conectados a qualquer rede local ou servidor e que permite organizar, armazenar e compartilhar arquivos pela rede.

Recursos como a montagem de arranjos RAID para criar cópias duplicadas em diferentes hard disks, a sincronização de dados com outros storages e componentes redundantes colocam os NAS numa categoria superior.

Esses sistemas podem ser acessados via internet, possuem proteção contra falha de hardware e são uma excelente alternativa para fazer cópia do servidor e diversos computadores pela rede local.

A importância do backup para farmácias

Os softwares para gerenciamento de drogarias registram e mantêm informações médicas particularmente confidenciais, incluindo exames, planos de saúde e prescrições associadas ao tratamento do paciente.

Como esses dados médicos são importantes, implementar uma estratégia de armazenamento e backup que contemple o controle, a proteção e a disponibilidade das informações de terceiros é de suma importância para a continuidade dos negócios.

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Uma boa prática antes de adotar qualquer nova solução de backup é entender quais são os principais riscos de perda de dados e montar um plano, compatível com outras possíveis medidas que possam ser adotadas preventivamente.

Uma estratégia muito utilizada em pequenas e médias empresas é o plano de backup 3-2-1.

Essa regra recomenda manter três cópias dos mesmos arquivos, sendo que duas cópias devem permanecer no estabelecimento, mas armazenadas em diferentes destinos, como em servidores físicos e NAS voltados para esse fim.

A terceira cópia deve ficar fora do ambiente, em um storage remoto, serviços de nuvem ou em mídias removíveis.

Manter uma cópia dos dados armazenados externamente ou em mídias transportáveis pode ser útil, pois evita a interrupção dos serviços em caso de furtos, roubos, desastres naturais e panes elétricas.

Os NAS como equipamentos de backup

Fáceis de instalar e configurar, os storages NAS são muito úteis para o armazenamento e backup de arquivos, funcionam em rede e permitem a criação de uma nuvem privada de dados.

Esses equipamentos não precisam de servidor e já funcionam para sincronizar dados entre matrizes e filiais de grandes redes ou como soluções de recuperação de desastre em drogarias e farmácias de manipulação.

Os serviços de backup em nuvem, divulgados como a melhor alternativa para manter arquivos seguros por diversas empresas, ainda não substituem um equipamento de backup convencional, principalmente no cenário médico.

Assumir custos que envolvem mensalidades crescentes, não ter controle sobre o ambiente ou entregar dados confidenciais de pacientes para terceiros sempre são decisões indigestas para qualquer administrador.

Essa análise leva muitas farmácias para a compra de seu próprio sistema de armazenamento, preservando o controle do sistema e a administração das informações.

Empresas realmente preocupadas com seu patrimônio digital utilizam algum serviço de nuvem como parte da estratégia 3-2-1, complementando a solução de backup primária ou funcionando como redundância para as aplicações locais.

Operações mais sensíveis a perda de dados podem ainda implementar uma solução de backup híbrida, extraindo o melhor dos dois mundos.

Nesses casos, as cópias são feitas e armazenados localmente, em storages NAS e outros dispositivos, para maior velocidade de recuperação, e são sincronizados automaticamente com outros NAS remotos ou serviços de nuvem.

Como o assunto é extenso, estamos abertos a um bate-papo sem compromisso. Traga seu projeto e conheça nossas soluções, somos especialistas em soluções de armazenamento e dispomos de uma linha completa de equipamentos para backup.