Qual o melhor equipamento para fazer backup em clínicas médicas?

O aumento do tamanho dos registros médicos, exames por imagens e dados administrativos, bem com novas regulamentações e exigências legais pressionam a necessidade de armazenamento em clínicas e consultórios.

Apesar dessa realidade não ser uma exclusividade da área de saúde, a prevenção contra eventuais perdas de dados é um problema que pode tomar proporções maiores e causar muita dor de cabeça aos administradores de clínicas médicas.

Manter os dados das consultas sempre seguros e as respectivas prescrições corretamente registradas é crucial para que a equipe de profissionais de saúde possa fornecer cuidados confiáveis aos pacientes.

Por outro lado a perda de dados, informações danificadas ou ausentes deixa de ser apenas um incômodo para os médicos e enfermeiras, mas coloca a vida dos pacientes em perigo e pode gerar sérios problemas jurídicos.

As soluções de backup improvisadas já não atendem

Fazer backup em HD externo, pendrives, fitas ou mídias ópticas exige muita disposição, organização e disciplina por parte do usuário. Por serem portáteis, esses dispositivos podem ser facilmente roubados, danificados ou esquecidos em algum lugar.

Além disso, essas soluções são frágeis, nem sempre possuem a capacidade de armazenamento necessária e sempre estão sujeitas a erro humano ou sabotagem.

Além de não permitirem o backup automático, esses dispositivos não tem qualquer tipo de segurança contra falhas mecânicas, ou seja, não possuem componentes redundantes ou qualquer outro sistema de proteção contra falhas.

Como manter dados da clínica realmente protegidos?

Uma forma segura para proteger as informações dentro de clínicas e hospitais é conhecida como “estratégia de backup 3-2-1”.

Essa estratégia recomenda manter três cópias dos mesmos dados, sendo que duas devem permanecer no consultório, mas armazenadas em diferentes destinos, como em servidores e NAS voltados para esse fim.

A terceira cópia deve ficar fora do ambiente, em um storage remoto, serviços de backup na nuvem ou em mídias removíveis.

Manter uma cópia dos dados armazenados externamente ou em mídias transportáveis ainda é especialmente útil, pois evita a interrupção dos serviços em caso de furtos, desastres naturais e panes elétricas.

Pode parecer exagero, porém ter três cópias dos registros médicos é a melhor forma evitar desastres, principalmente para clínicas e consultórios que não possuem profissionais especializados no assunto.

Caso só seja possível manter apenas uma cópia reserva dos dados de produção, a melhor forma é através de rotinas automáticas de backup, facilmente encontradas em equipamentos como storages NAS.

Todos os dados da clínica seguros com um único equipamento

Processos de cópia manual improvisados, como os que utilizam dispositivos com HDs externos, estão sujeitos a falha e nem sempre são eficazes.

A maioria dos sistemas de cópia baseados nessas soluções fazem backup completo de todos os dados armazenados, tomando um tempo precioso que médicos e enfermeiros poderiam estar atendendo seus pacientes.

Manter as informações seguras significa possuir softwares com rotinas de backup automática, equipamentos à prova de falhas e fazer verificações periódicas nos processos.

Storages NAS são soluções podem facilmente fazer backup simultâneo de diversos computadores ou notebooks num único lugar, são seguros, estão cada vez mais baratos e são fáceis de operar.

Além disso, esses equipamentos são compatíveis com diversos softwares de backup, incluindo alguns gratuitos, e podem facilmente atender profissionais autônomos, clínicas médicas e grandes hospitais.

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Vantagens da centralização do backup usando um NAS

Redundância de hardware: Storages NAS possuem componentes redundantes para funcionamento contínuo. Assim, mesmo que parte do hardware do sistema como um hard disk apresente falhas, o sistema continuará funcionando.

Flexibilidade:  Por ser um equipamento conectado à rede LAN, além de fazer as cópias de segurança, um NAS também pode ter outras atribuições, como ser um servidor de arquivos para vários computadores da rede local.

Disponibilidade: Por possuir sistema operacional próprio, um servidor NAS funciona de forma autônoma, e continua disponível mesmo quando todos os computadores estão desligados.

Armazenamento fácil: Os NAS são fáceis de instalar, oferecem grande capacidade de armazenamento e utilizam espaços físicos relativamente pequenos.

Velocidade de restauração: Servidores de backup que utilizam hard disks permitem acesso direto aos dados. Isso significa diminuir o tempo de interrupção em caso de desastre gastos com demorados processos de restauração de dados.

Replicação remota de dados: Os sistemas de armazenamento em rede permitem a replicação de dados com outros storages, serviços de nuvem ou em outros locais físicos.

Custo: Apesar de exigirem um investimento inicial maior que sistemas de backup em nuvem, um storage NAS não gera custos mensais ou renegociações para upgrades de capacidade ou mudança de planos.

Segurança: Manter os dados da clínica num equipamento interno diminui a possibilidade de vazamento de informações, uso indevido dos dados e invasões.

Controle do ambiente: Enquanto soluções de nuvens são fechadas e não oferecem nenhum controle para o usuário, um storage NAS oferece informações completas sobre o ambiente e pode ser configurado de acordo com cada necessidade.

A otimização do processo de backup

As soluções para backup baseadas em disco geralmente acompanham softwares com recursos úteis como a possibilidade de fazer cópias completas, incrementais ou diferenciais.

Em vez de copiar sempre todo o conteúdo do disco rígido, alguns esses tipos de configuração permitem copiar somente arquivos e pastas que receberam modificação, diminuindo assim o tempo do processo.

Outro ponto legal é que se qualquer computador da rede apresentar problemas, é possível acessar todos dados do backup através de outro PC ou notebook, bem como verificar o histórico das alterações e dos arquivos excluídos.

A segurança do backup remoto

Nenhuma clínica ou consultório pode contar apenas com um servidor físico local para manter todos seus registros médicos e documentos contábeis seguros.

Um storage NAS permite manter as cópias de segurança longe da área de produção. Isso significa que os dados sempre estarão seguros, mesmo que o ambiente principal seja comprometido.

Ter a falsa ideia de segurança ao comprar um servidor corporativo completo pode ser perigoso. Mesmo equipamentos caros, equipados com memórias SSD para o armazenamento principal também falham.

Nessa hora, ter um plano de backup robusto faz toda a diferença. Soluções que suportam a replicação de dados automática em dois endereços distintos permitem espelhar dados para evitar a perda de informações.

Além disso, um NAS possui recursos para proteger o acesso as informações através da criação de privilégios, autenticação via login e senha, restrição de acesso por IP, criptografia, VPNs e outras ferramentas.

Backup com controle de versões

Um servidor de backup em disco permite o controle de versões das cópias, além da limpeza automática de dados no decorrer do tempo e a possibilidade de replicação das informações vitais para outros sites.

Um NAS permite também que grande quantidade de informações seja transportada, caso haja necessidade de migrar dados para outra instalação física ou implementar ambientes em outras instalações.

Mesmo que o ambiente principal possua conectividade de rede externa para um local secundário, sempre será mais fácil transportar o equipamento para grandes transferências do que tentar fazer a transmissão via link de dados.

Softwares para backup, ferramentas indispensáveis

Qualquer tarefa que envolve a cópia de registros médicos importantes exige que haja um software gerenciando o processo, seja apenas para fazer o backup de um celular ou de um grande servidor corporativo.

A redução dos preços dos sistemas de armazenamento em disco e a incorporação de softwares capazes de fazer backup de vários servidores, computadores e celulares num único lugar tem facilitado o cotidiano das clínicas médias.

Essas soluções têm garantido que exames, prontuários eletrônicos e registros de pacientes estejam sempre disponíveis, por uma fração do preço das soluções corporativas ainda em uso.

Os NAS Qnap e os softwares Netbak Replicator e Hyper Data Protector

Muitas soluções que associam hardware e software de diferentes fornecedores têm perdido mercado dentro de clínicas médicas e consultórios, principalmente para equipamentos como os NAS Qnap e os softwares Netbak Replicator e Hyper Data Protector.

Esses sistemas oferecem backup incremental, backup de virtualização, desduplicação global, programação de cópia e recuperação de arquivos compactados. Tudo isso para economizar tempo de backup, armazenamento e na recuperação de dados, sem licenças adicionais ou custos extras.

As novas soluções de backup para clínicas médicas

A maioria dos sistemas operacionais que integram nossos computadores já possuem alguma ferramenta para backup, porém manter esses sistemas funcionando sem um plano B pode ser complicado.

Adicionar segurança ao processo através da utilização de um NAS permite que consultórios e clínicas tenham mais tempo para se preocupar com seus pacientes e tarefas relacionadas à saúde.

Traga seu projeto e tire suas dúvidas. A ControleNet é distribuidora autorizada para o Brasil dos sistemas de discos e soluções para backup de empresas como a Seagate, Qnap, Western Digital e Synology.