Como fazer backup para tabeliões de registro de imóveis?

Os cartórios de registro de imóveis são as instituições que registram os títulos de propriedade de imóveis comerciais, residenciais, terrenos e respectivas averbações.

É importante lembrar que a escritura de um imóvel pode ser lavrada em qualquer cartório de notas, inclusive de outra cidade ou estado, mas o registro sempre precisará ser feito no cartório de imóveis que armazena sua respectiva matricula.

Como registrar o imóvel é forma legal exigida para provar a propriedade em qualquer lugar do Brasil, muitos registros de imóveis têm a obrigação de gerenciar uma quantidade enorme de documentos, exigindo sistemas de controle cada vez mais sofisticados.

Os servidores e storages estão mais confiáveis

A boa notícia é que os servidores e storages que armazenam esses documentos estão cada vez mais confiáveis e já existem diversas soluções automáticas de backup para a proteção de dados, sem a necessidade de intervenção humana e os possíveis riscos de falha.

A constante redução dos preços de sistemas computacionais de alta disponibilidade também tem simplificado esse processo, substituindo os antigos métodos de cópia por soluções mais seguras.

Apesar disso, muitos cartórios de registros de imóveis ainda fazem backup em HDs externos, ficando à mercê de processos manuais e de dispositivos que não possuem mecanismos de redundância contra falhas.

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O provimento nº 74/2018 atinge todos os cartórios

Para resguardar o direito da proteção de dados da população registrados em cartório, o conselho nacional de justiça lançou o provimento nº 74/2018, que regulamenta alguns requisitos mínimos para o armazenamento das informações de imóveis, cidadãos e pessoas jurídicas.

Esse provimento estabelece regras mínimas para manter a integridade e disponibilidade de dados armazenados, bem como a garantia de continuidade da atividade pelos serviços cartorários do Brasil.

Esse instrumento discorre sobre os padrões mínimos de tecnologia da informação para o armazenamento e a segurança de documentos como escrituras, registros e averbações que são obrigados por lei a estarem disponíveis para a população.

A importância do servidor local nesse processo

A maioria dos registros de imóveis e outras atividades cartorárias já acontece digitalmente, registrando todos os atos em servidores locais do cartório.

O problema é que muitos cartórios ainda possuem servidores antigos e soluções de backup ultrapassadas, que nem sempre entregam a redundância e a disponibilidade necessária para atender o provimento 74.

Servidores locais de aplicação, dotados de vários hard disks e configurados para funcionar em arranjos RAID trazem muita segurança ao processo, porém não resolvem todos os problemas.

A lei determina que os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro de imóveis devem ser mantidos em segurança, disponíveis e sempre acessíveis para a população.

Para atender essas exigências, além de um servidor local robusto, todos os registros de imóveis precisam investir em um sistema de backup confiável para seus computadores.

Um processo automatizado de backup mantém os dados seguros

Um cartório de registro de imóveis realiza vários atos e registros por dia, por isso não pode correr riscos com seus dados. E manter esses dados da população seguros sempre foi caro e trabalhoso, mesmo com garantias mínimas de restauração em caso de desastre.

A boa notícia é que os preços dos servidores e storages para esse fim diminuíram muito, barateando o custo de sistemas de armazenamento baseados em disco, principalmente quando falamos de vários terabytes de dados.

Um NAS é um sistema de armazenamento em rede profissional e que possui diversas ferramentas para backup, inclusive a replicação de dados automática para a nuvem e outros sistemas de armazenamento.

Esses recursos são especialmente importantes aos registros de imóveis localizados em áreas de risco, pois permite duplicar as informações e manter os dados seguros mesmo em caso de furto, roubo ou acidentes.

A proteção dos dados nos cartórios de imóveis

Desde 01/08/2018 os serviços cartoriais como o registro de imóveis devem adotar políticas para a segurança de informação com relação a confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e integridade dos dados.

Mesmo assim, muitos registros de imóveis ainda insistem em manter seus dados armazenados em servidores que não possuem sistemas de proteção contra falhas ou não tem um processo de cópia consistente.

Uma forma simples de evitar problemas desse tipo é sempre fazer um backup local das escrituras, documentos e averbações via rede, utilizando um dispositivo externo próprio para a tarefa e que não esteja em produção.

Alguns registros de imóveis menores chegam ao extremo de manter seus documentos duplicados no próprio computador de uso, trazendo ainda mais riscos aos dados e a consequente perda de dados.

Como proteger os dados do registro de imóveis?

A ideia básica do provimento 74 é exigir que cada cartório de imóveis possua um plano robusto para continuidade de negócios, utilize servidores de alta disponibilidade e mantenha seus dados sempre seguros.

Esse plano deve envolver todos os documentos e sistemas computacionais da operação, garantindo que os atos, certidões, registros e averbações sejam arquivados de forma segura, acessível e mantenha a integridade de seu conteúdo.

Muitos registros de imóveis já têm em suas rotinas esse objetivo, porém nem todos conseguem atender a normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação a longo prazo exigida na prática dos atos e comunicações eletrônicas.

Além disso, é responsabilidade do cartório possuir mecanismos preventivos de controle físico e lógico dos dados armazenados, sob pena de multas, instauração de procedimento administrativo e a responsabilização cível e criminal dos dirigentes.

Alguns sistemas de backup nem sempre funcionam

Um cartório não pode correr riscos de perder informações sobre o registro dos imóveis que estão sob sua responsabilidade, bem como averbações e outros documentos, por isso precisa contar com equipamentos confiáveis.

Apesar disso, até pouco tempo atrás muitas dessas instituições usavam, além dos HDs externos, mídias ópticas como CDs e DVDs ou pendrives como solução para fazer backup.

Essas soluções improvisadas sempre foram verdadeiras bombas-relógio, pois não são capazes de manter as informações seguras e quase sempre causam a perda de dados.

Sabendo disso, alguns registros com mais recursos instalaram soluções de backup baseadas em fita, que apesar de mais seguras, demandavam tempo para fazer a cópia sequencial e muitos cuidados com o armazenamento das mídias.

Mesmo esse sistema ainda não gera a confiança necessária para manter os dados importantes seguros. A cópia em fita geralmente é demorado, complicado e exige intervenção humana, portanto está sujeito a falhas.

Além disso, fitas armazenadas por muitos anos nem sempre são localizadas quando requisitadas. Isso levou muitos dos registros civis a migrar seus backups antigos para um storage NAS.

As soluções de backup estão melhores e mais baratas

Os servidores NAS estão cada vez mais baratos e permitem centralizar os processos de cópia de documentos, registros, certidões, averbações e outros atos de responsabilidade do cartório num único lugar, que é confiável, acessível e seguro.

Enquanto fitas utilizam softwares que copiam dados de forma incremental ou diferencial, storages podem fazer cópias completas e idênticas dos arquivos, acabando com rotinas complicadas de restauração.

As soluções de backup para cartórios produzidas pela Qnap podem facilmente tirar um instantâneo (snapshot) do servidor local a cada hora e armazenar essa informação de forma segura para a eventual recuperação de dados.

Alguns desses servidores de backup podem ainda possuir alta disponibilidade e realizar a replicação de dados em tempo real, dependendo da tolerância a falhas de cada aplicação.

Assim, mesmo que um desastre aconteça, a cópia gravada longe do servidor de aplicação sempre manterá os dados seguros.

Um storage NAS diminui a janela de backup

Conseguir mais velocidade e estabilidade nos processos de cópia de um cartório de imóveis melhora diretamente a produtividade das operações de quem trata com registros públicos de propriedade.

Transformar muitas horas de trabalho numa rotina de poucos minutos libera a equipe de TI para atender os funcionários administrativos em outras tarefas, como prestar suporte técnico e otimizar o desempenho da rede.

Além disso, aposentar as soluções domésticas baseadas em HDs externos ou pendrives e implementar uma solução de armazenamento profissional reduz muito o risco de perda de dados.

Equipados com vários hard disks, os NAS são sistemas de backup muito seguros, que além de manter os dados sempre online, também aumentam a economia e a produtividade do registro de imóveis.

Com esses sistemas, cartórios maiores podem inclusive diminuir o tempo gasto no processo de cópia (janela de backup) e o congestionamento da rede local, graças aos novos padrões de comunicação de alta velocidade, como as portas de rede 10GbE.

Esse recurso de hardware acelera as tarefas que tomavam muitas horas para poucos minutos e é especialmente útil em backup de servidores corporativos via rede.

Alguns desses equipamentos já são equipados com as novas placas 10GbE ethernet, que permitem agregar várias portas de rede num único link lógico de altíssima velocidade.

Esse link virtual diminui o tempo gasto com o processo, libera a rede local para a transmissão de dados e elimina o gargalo ocasionado pelos demorados processos de cópia de outros sistemas.

Um sistema de backup barato, seguro e com muita capacidade

Armazenar volumes crescentes de documentos, registros e certidões deixou de exigir grandes investimentos. Os NAS equipados com hard disks SATA estão cada vez mais baratos e podem facilmente ser instalados em qualquer rede local.

Mesmo as soluções de armazenamento mais simples como um NAS para dois hard disks já possuem recursos de segurança úteis, como fazer cópias duplicadas e automáticas dos dados através dos arranjos de discos RAID.

O backup em nuvem para registros de imóveis

Outra exigência do provimento nº 74/2018 é que os dados devem ser mantidos, além das mídias tradicionais eletrônicas como um servidor NAS, em uma terceira cópia de segurança na internet (backup em nuvem).

O problema é que apesar de seguros, os serviços de nuvem são tarifados mensalmente e exigem linhas de comunicação de alta velocidade, que também custam caro.

Além disso, recuperar dados da nuvem em caso de sinistro é um exercício de paciência, pois é demorado e nem sempre é finalizado com sucesso.

Um backup local mantém os dados seguros e disponíveis

Como as atividades do cartório de imóveis não podem parar, a melhor solução para manter o ambiente funcionando é também ter um backup local.

Manter uma cópia local das aplicações e dados no registro de imóveis facilita a recuperação de dados em caso de desastres, pois as soluções em nuvem exigem linhas para comunicação com a internet e longos períodos de download.

A estratégia de implantar a técnica de “backup 3-2-1” utilizando uma cópia local, um storage NAS e a sincronização de dados com a nuvem pode facilmente manter seguro todos os registros, atos e documentos de qualquer cartório.

Além disso, manter o backup em nuvem também significa assumir custos mensais crescentes, correr riscos de renegociações complicadas e enviar informações de terceiros para um ambiente sem nenhum controle.

Para esses casos, muitos storages contam com ferramentas para fazer o terceiro backup na nuvem, além de softwares como o RTRR (Real Time Remote Replication), que permite fazer a sincronização de dados em tempo real com outro NAS.

A melhor solução de backup para os tabeliões e cartórios

Todo o armazenamento de registros, averbações, atas e documento está sendo gradativamente transferido para arranjos de discos SATA de alta capacidade e disponibilidade, eliminando o versionamento de backup e a preocupação na restauração de dados em processos obsoletos.

A união de sistemas de armazenamento em disco com softwares capazes de fazer backup de servidores tem garantido que dados cartorários estejam sempre disponíveis, por uma fração do preço de antigas soluções baseadas em fita.

Traga seu projeto de backup e tire suas dúvidas

Todas as organizações que possuem grandes volumes de documentos digitalizados precisam de sistemas confiáveis, que mantenham os dados seguros, acessíveis e ferramentas simples para a restauração.

Em cartórios de registro de imóveis, ter a melhor solução de backup associada a um plano para recuperação de desastres robusto é a coisa mais importante a se pensar. Sistemas baseados em hard disks economizam tempo e dinheiro.

Traga seu projeto e tire suas dúvidas. Somos distribuidores de empresas como Asus, Seagate, Qnap, Western Digital, Synology, Infortrend e especialistas em servidores, sistemas de armazenamento e backup.