O que é gestão eletrônica de documentos (GED)?

Gestão eletrônica de documentos é a tecnologia que utiliza recursos de hardware e software para armazenar, classificar, compartilhar e permitir o acesso às informações (impressas ou digitais) existentes em documentos de empresas e outras organizações.

Popular nos anos 90, essa tecnologia foi especialmente importante para que empresas pudessem unificar o gerenciamento de dados dos arquivos disponíveis em servidores e os documentos impressos da área de arquivamento que foram digitalizados.

Além disso, alguns sistemas voltados para o GED mapeavam a localização física das informações impressas em grandes organizações, facilitando a busca de documentos.

Em linhas gerais, podemos descrever o GED como um conjunto de processos interligados que possibilita qualquer empresa gerenciar seus documentos na forma física ou digital.

Esses dados podem estar contidos em documentos impressos ou arquivos, podendo ter origens diversas, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

Com o crescimento explosivo dos dados armazenados, organizar arquivos e pastas com documentos impressos e eletrônicos tornou-se uma missão insana.

Com isso, foi necessário que a digitalização de documentos evoluísse, incorporando aos arquivos digitalizados informações de indexação conhecidas como metadados.

O que são metadados?

Metadados são ponteiros armazenados junto com o documento digitalizado que fornecem detalhes importantes sobre o mesmo, como o nome do autor, a data de criação, o tamanho, descrição e outras informações que tornam o arquivo mais fácil de ser encontrado em eventuais buscas.

Assim, os metadados são muito importantes para o gerenciamento eletrônico de documentos, pois acrescentam informações quem facilitam a busca dos mesmos dentro de grandes sistemas de armazenamento, seja por cronologia, tópico, palavras-chave ou outras estratégias associativas.

Quais são os principais objetivos da gestão de eletrônica de documentos?

• Padronizar procedimentos para classificação, transferência, guarda e descarte de documentos
• Possibilitar o acesso controlado aos documentos e arquivos da empresa
• Melhorar a segurança ao acesso das informações
• Proporcionar economia ao racionalizar a produção documental
• Agilizar e melhorar o processo decisório
• Controlar e rastrear o fluxo de documentos e arquivos
• Preservar o patrimônio documental histórico

ECM ou Enterprise Content Management, a evolução do GED

O Enterprise Content Management pode ser considerado a evolução natural do GED. Enquanto a gestão eletrônica de documentos conceitualmente apenas disponibiliza dados armazenados (física ou logicamente) para análise, o ECM organiza, armazena e integra informações críticas ao negócio em fluxos de trabalho para otimizar a entrega da informação.

EDMS, um sistema voltado para a gestão de documentos eletrônicos

EDMS é um sistema de gerenciamento eletrônico de conteúdo composto por hardware e software para organizar, armazenar e controlar diferentes tipos de documentos, como arquivos de textos, imagens e vídeos.

Como o termo GED ainda possui uma grande popularidade no Brasil, podemos classificar a sigla EDMS como uma ferramenta para otimizar a gestão eletrônica de documentos.

Esse tipo de sistema é voltado para automação de processos colaborativos totalmente eletrônicos em grandes corporações, possibilitando a criação de fluxos de trabalhos com dados não estruturados.

O EDMS refere-se mais especificamente a sistemas de software que lidam com documentos digitais em vez de papeis impressos embora, em alguns casos, também possam lidar com versões digitalizadas de documentos.

Quais são os principais componentes de uma solução GED?

Soluções GED basicamente possuem componentes de captura, onde documentos impressos são digitalizados, sendo armazenados em sistemas de armazenamento como storages NAS.

Sistemas modernos de captura contam com scanners de alta velocidade equipados com OCR (optical character recognition), que transformam imagens em arquivos de texto e registram metadados para buscas futuras.

Alguns sistemas para gestão eletrônica de documentos permitem gerenciar com eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos e arquivos, permitindo verificar informações como a data de criação, autoria, revisão, versão, segurança, busca e se o documento possui versões anteriores.

Com a evolução da tecnologia, o GED passou a gerenciar processos na criação e organização de documentos dentro de grandes empresas, estabelecendo prazos e garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.

Como fazer a organização e gestão de documentos na minha empresa?

As necessidades de organização e gestão de documentos sempre está associada ao tamanho da empresa e o volume de documentos produzidos.

Pequenas e médias empresas podem simplesmente digitalizar seu acervo e estruturar as informações dentro de um sistema de armazenamento, sem ajuda de um sistema de GED.

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