ERP ou Enterprise Resource Planning, um sistema de gestão corporativo

Um dos grandes desafios de qualquer empresa em crescimento é integrar processos, aplicações e dados de diversas áreas para tudo funcione harmonicamente.

Nesse ponto, a melhor coisa a fazer é comprar ou contratar um sistema administrativo, que integra todas as informações e rotinas das diversas áreas da empresa num único lugar.

Ter os dados dos departamentos de finanças, contabilidade, compras, vendas, estoque e recursos humanos unificados proporcionam uma visão mais abrangente do que está acontecendo e são uma ótima ferramenta para a tomada de decisão.

Essas informações agrupadas sistematicamente tem um efeito poderoso, pois unificam as informações da organização e podem gerar relatórios interdepartamentais capazes de melhorar a eficiência e a tomada de decisão.

A unificação de sistemas, processos, rotinas e dados da empresa e seus diversos departamentos em um só lugar é orquestrada através de um conjunto de aplicações chamado ERP.

O que é ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão empresarial que organiza e integra múltiplos processos de negócios dentro de uma organização. Ele fornece uma visão unificada da empresa, automatiza tarefas administrativas, melhora a eficiência e facilita a tomada de decisão.

Um software do tipo ERP registra e consolida, de forma organizada, as informações das atividades de diferentes departamentos de uma empresa. Essa consolidação de dados permite que os processos internos sejam controlados de forma eficiente, melhorando a produtividade.

Além disso, esse tipo de ferramenta compartilha as informações armazenadas para outras divisões, aumentando assim a produtividade da organização.

O que faz um sistema ERP?

Quando bem usados, esses aplicativos ajudam uma corporação a se tornar mais autoconsciente, vinculando informações de todas as áreas, como a produção, finanças, distribuição e recursos humanos.

Essa troca de informação interdepartamental permite que todos os colaboradores se comuniquem e compartilhem dados com mais facilidade com toda a corporação.

Por conectar as diferentes tecnologias usadas em cada parte de um negócio, um aplicativo de ERP pode simplificar processos, eliminar duplicatas e substituir tecnologias obsoletas.

Uma aplicação ERP padrão geralmente integra processos como contas a pagar, contas a receber, sistemas de controle de estoque, sistemas de monitoramento de pedidos e bancos de dados de clientes em um único sistema.

Como funciona uma aplicação ERP?

O modelo ERP evoluiu ao longo dos anos de sistemas administrativos tradicionais que faziam uso de servidores físicos para novos softwares de gestão baseados em nuvem (SaaS).

Essa integração com a nuvem proporcionou inúmeras vantagens a esses sistemas, como a mobilidade proporcionada pelo o acesso remoto aos dados feito por celulares ou através da internet.

Essas plataformas geralmente são mantidas pelas respectivas empresas desenvolvedoras, que comercializam o uso do sistema através de um contrato de prestação de serviços.

As pessoas, os servidores e as aplicações

Na maioria dos casos, o cliente simplesmente seleciona quais aplicativos deseja usar e quantos usuários acessarão o sistema.

Em instalações sob demanda, cliente e fornecedor geram um plano de implantação, especificando quais serão as responsabilidades de cada um dos envolvidos.

Cumprida essa etapa, o fornecedor da solução libera o acesso aos aplicativos no servidor físico ou virtual que o cliente utilizará para começar a integração dos processos e dos dados na plataforma.

Assim que as informações dos departamentos envolvidos forem vinculados ao sistema, todos os dados coletados no servidor também se tornarão instantaneamente disponíveis para outros usuários com permissão para usá-los.

Esse uso dos dados pode ser feito através da emissão de relatórios, que tem como função consolidar as informações de diferentes setores em um único documento.

Os relatórios podem ser gerados com métricas, gráficos ou outros recursos visuais para que uma empresa determine seu desempenho por departamento ou de uma visão geral da organização.

Quais as vantagens de usar um sistema administrativo centralizado na empresa?

Existem inúmeras vantagem de implantar um software administrativo para controlar as operações da empresa, porém como melhorias mais significativas temos:

A integração de informações: Um ERP permite que centralizar e compartilhar informações de diferentes áreas da empresa, eliminando os erros e a duplicidade de dados.

Além disso, essa integração permite a geração de relatórios consolidados de diversos níveis para entregar uma visão mais unificada da operação.

Automatização de processos: Qualquer software ERP pode automatizar muitas tarefas administrativas, como a emissão de notas fiscais, lançamentos contábeis e fazer gestão de estoque.

Ter essas tarefas automatizadas simplifica a administração, melhorar a eficiência dos funcionários e reduz custos.

Facilitar a tomada de decisão: Um sistema administrativo pode fornecer relatórios em tempo real e diversas ferramentas para a análise de dados, que ajudam a melhorar a tomada de decisão.

Flexibilidade: Muitos dos sistemas ERP são personalizáveis, podem ser adaptados às necessidades específicas de uma empresa e geralmente são contratados como serviço.

Acessibilidade: A nuvem e as redes privadas de dados possibilitaram que a maioria desses softwares pudessem ser acessados de qualquer lugar e por qualquer dispositivo, o que melhorou a qualidade do trabalho "home office" e a colaboração remota entre as equipes.

Escalabilidade: Muitas aplicações do tipo ERP são escaláveis, ou seja, permitem que uma empresa em crescimento possa contratar novas licenças para funcionários ou upgrades de recursos sem precisar de mudanças significativas no sistema.

Redução de custos: Os sistemas ERP geralmente ajudam a reduzir os custos operacionais, automatizando processos e melhorando a eficiência.

Como é comercializado esse tipo de sistema?

Os sistemas ERP são geralmente comercializados por meio de licenças de software, onde uma empresa adquire o direito de usar um software ou parte dele por um período de tempo específico.

Existem ainda outros dois modelos de licenciamento comuns praticados para esse tipo de aplicação: O licenciamento por usuário e ou o licenciamento por uso.

No licenciamento por usuário a empresa contratante paga por cada usuário que acessar o sistema. Essa é uma modalidade que foi muito utilizada entre as pequenas e médias empresas para diversos tipos de aplicação cliente-servidor.

O problema desse tipo de licenciamento é que esse tipo de contratação não reflete o volume de processamento e de dados exigidos pelo cliente no processo e pode se tornar ineficiente com o passar do tempo.

Já o licenciamento por uso é tarifado pela capacidade de armazenamento utilizada, o número de transações processadas pelo sistema, as operações realizadas ou um misto disso tudo.

Esse modelo de cobrança é mais moderno e é muito utilizado em soluções cloud, como sistemas de armazenamento e backup em nuvem.

Além disso, alguns ERP podem simplesmente ser comercializados na modalidade "software as a service" (SaaS), onde a empresa contratante paga uma taxa mensal ou anual para acessar o software hospedado na nuvem.

Quais são os principais softwares ERP no brasil?

Centenas de sistemas administrativos do tipo ERP foram desenvolvidos e estão disponíveis no Brasil, cada um com suas próprias características e recursos.

Como cada área possui suas particularidades administrativas, muitos ERPs existem exclusivamente para atender um nicho especifico do mercado.

Essa especialização facilitou muito a implantação de sistemas administrativos em lojas de departamentos, postos de gasolina, restaurantes e outras atividades comerciais.

Muitos desses desenvolvedores fornecem soluções escaláveis, que podem informatizar apenas um pequeno ponto de vendas como integrar uma empresa de atuação global com diversas filiais.

Dentre os principais softwares ERP disponíveis no Brasil estão:

SAP: A SAP é um dos maiores fornecedores mundiais de software ERP, com uma forte presença no mercado brasileiro. Nascida na Alemanha, a empresa oferece soluções para diferentes setores, como indústria, varejo e serviços.

Totvs: Genuinamente nacional, a Totvs é uma das maiores empresas de software do Brasil, com faturamento superior a 3,5 bilhões e uma grande variedade de soluções para diferentes setores.

Oracle: A Oracle é uma das maiores empresas de tecnologia do mundo e possui em seu portfólio diversas ferramentas de software, incluindo ERPs para empresas diferentes setores e verticais de negócios.

Desafios para implantar um sistema ERP

Nem tudo são flores ao implantar um sistema administrativo. Empresas sem nenhuma cultura de tecnologia geralmente passam grandes dificuldades para integrar suas informações.

Esse retrato é mais comum dentro de pequenas empresas, principalmente aquelas que não possuem processos pré-estabelecidos dentro da organização.

Destacamos os principais pontos que devem ser considerados antes de começar uma implantação:

Compreensão das necessidades da empresa: É importante que os dirigentes da empresa entendam claramente suas necessidades antes de escolher um software de gestão.

Essa compreensão facilita definir qual será a solução, o nível de personalização e a escolha dos módulos de uso do novo software administrativo.

Seleção do sistema certo: Escolher um sistema ERP que atenda as principais necessidades da empresa é fundamental para qualquer implementação obter sucesso.

Avaliar quais são as opções disponíveis, as vantagens e desvantagens de cada uma, quais são os recursos exigidos e o nível de dificuldade de cada ferramenta é fundamental.

Treinamento e adesão: Um dos passos mais importantes para implantar qualquer software é conseguir um bom nível de adesão dos usuários.

Usuários bem treinados e engajados garantem o sucesso no processo de implementação, a plena utilização do sistema e o uso de todas suas funcionalidades.

Integração com sistemas existentes: Grandes empresas já possuem redes locais e seus softwares administrativos funcionando.

Nesses casos, os novos sistemas precisam ser integrados com os sistemas existentes para garantir que todas as informações e processos estejam unificados.

Mudança de processos: Muitas implantações exigem alterações significativas nos processos existentes da empresa. Essa troca nem sempre é bem vinda e pode criar resistência por partes dos usuários.

Essa situação pode ser um desafio para as equipes internas, por isso é necessário muito planejamento para conseguir as mudanças necessárias.

Prazos e Custos: implementar um sistema de gestão complexo pode ser caro e demorado, por isso é necessário ter um orçamento e um cronograma bem planejado.

Ter responsáveis pela implantação, objetivos traçados e metas para entrega do projeto podem evitar possíveis atrasos e o aumento de custos.

Manutenção e suporte: Qualquer software corporativo precisa funcionar de forma ininterrupta. Ter um suporte técnico especializado, que resolva os problemas e garanta que as atualizações e a manutenção do sistema sejam feitas rotineiramente é indispensável.

Qual o futuro dos ERPs?

A tendência é que os sistemas ERP continuem evoluindo, se adaptando às mudanças tecnológicas e as necessidades de cada empresa. Algumas das futuras tendências já sairam do papel e estão disponíveis em softwares mais sofisticados.

Muitos desses softwares já contam com o apoio de sistemas auxiliares como um CRM (Customer Relationship Management), indicando possíveis caminhos para melhorar as políticas de atendimento e calcular tendências de demanda.

Dentre as principais inovações esperadas temos:

Inteligência artificial e aprendizado de máquina: Alguns sistemas ERP estão se beneficiando cada vez mais de tecnologias como a inteligência artificial (AI) e  o aprendizado de máquina (ML) para melhorar a automação dos processos e facilitar a tomada de decisão.

Nuvem: A tendência é que cada vez mais sistemas ERP sejam desenvolvidos e oferecidos na nuvem pela modalidade "software como serviço" (SaaS), principalmente pela escalabilidade proporcionada.

Análise de dados: Alguns softwares administrativos estão se tornando cada vez mais avançados em análise de dados. Essa caracterítica melhora a qualidade dos relatórios e fornece insights em tempo real para melhorar a tomada de decisão.

Internet das coisas (IoT): Muitas aplicações ERP estão começando a se integrar com dispositivos IoT, coletando dados em tempo real e automatizando processos através de diversos dispositivos.

Experiência do usuário: Os ERP estão se tornando cada vez mais fáceis de usar e personalizáveis. Essas características melhoram a experiência do usuário e tornando esses sistemas mais atraentes para empresas de todos os tamanhos.

Mobilidade: A maioria das aplicações ERP podem ser acessadas por celular e são compatíveis com todos os dispositivos móveis, possibilitando que os usuários gerenciem e acessem as informações corporativas de qualquer lugar.

O futuro dos softwares de gestão está asociado com a simplificação do trabalho administrativo, o aumento da automação e melhora qualitativa na tomada de decisão.

Além disso, esses sistemas esterão cada vez mais presente na nuvem, integrados com aplicações de inteligência artificial e aprendizado de máquina, aumentando a eficiência corporativa e proporcionando mais flexibilidade para seus usuários.