Qual é o melhor equipamento de backup para exames de laboratório?

A perda de dados é uma preocupação que assombra milhares de empresas, mas laboratórios, clínicas e hospitais devem ter um cuidado redobrado com o assunto.

Perder dados de saúde dos pacientes pode causar atrasos no tratamento, erros nas prescrições e ainda eventuais ações judiciais por parte dos clientes.

Por isso não basta fazer backup das informações com regularidade, o processo deve ser continuamente testado e melhorado.

Além disso, a perda de informações também afetará a rotina de entrega de exames, análises, laudos, histórico de pacientes e relatórios de convênios, gerando prejuízos para toda a operação.

Como as chances de perder os dados sempre existem e podem causar grandes problemas, confira nossas dicas para reverter isso.

O crescimento explosivo da produção de dados

O crescimento das aplicações computacionais dentro dos laboratórios e a consequente necessidade de registrar e manter os documentos de saúde a salvo tem tirado o sono de muitos administradores.

A necessidade de fazer um backup seguro, em equipamento confiável e sem grandes desembolsos é o desafio empresarial do momento.

Qualquer sistema para gestão para laboratórios ou empresas de análises clínicas maneja com milhares de registros, sejam eles apenas da parte operacional ou documentos relacionados com a saúde dos pacientes.

Até alguns anos atrás, a maioria dos resultados de análises e exames eram armazenados sob forma de cópias impressas, como registros, formulários, planilhas, segundas vias, pastas de documentos e relatórios.

Esses registros, no entanto, sempre estão vulneráveis a perdas ou manipulação de dados, principalmente por erro humano, sabotagem, incêndios ou outros desastres naturais.

As principais causas da perda de dados

Qualquer servidor ou computador sempre está sujeito a problemas de hardware. Problemas de fabricação, falhas técnicas, peças com defeito, descargas elétricas e mau uso são apenas algumas razões pelas quais os computadores param.

Com a evolução constante da tecnologia, servidores, sistemas de armazenamento e equipamentos de backup estão cada vez mais baratos e confiáveis, mas ainda continuam falhando sem avisar.

Softwares e sistemas operacionais também podem falhar, seja de forma espontânea ou forçada, também causando a perda de dados.

Porém, a maior causa de perda de dados ainda está associada aos usuários, que por vezes esquecem de fazer as cópias dos dados, utilizam soluções inadequadas para a tarefa ou não testam suas rotinas de backup.

Além disso, problemas com acessos não autorizados, invasões, vírus e outros malwares como o ransomware também são comuns e podem ocasionar danos irrecuperáveis aos dados.

A perda de exames causa um estrago ainda maior

Estamos sempre sujeitos a situações inesperadas, porém perder exames de centenas de pacientes ou análises laboratoriais pode ser catastrófico.

Amostras de sangue ou tecido humano colhidas por um especialista podem salvar vidas, desde que os resultados sejam entregues no prazo exigido.

Como nem sempre o paciente pode se submeter a novos exames clínicos, toda e qualquer redundância na coleta e na análise clínica evita muito constrangimento.

Essa regra também se aplica aos dados: Caso o servidor falhe e o laboratório não possua backup dos exames, pode ser que não seja possível recuperá-los.

Mantenha sempre uma rotina de backup

Não possuir um plano consistente para recuperação de desastres nessas eventualidades pode gerar problemas sérios, como colocar vidas de pacientes em risco ou ter o laboratório acionado juridicamente pelos danos.

Fazer backup das informações em equipamentos apropriados, com componentes redundantes e a prova de falhas é um ótimo início para evitar a interrupção dos serviços.

Para atender às demandas dos clientes, todo laboratório gera, armazena e compartilha informações. Não possuir backup de informações é correr o risco de ter todas as atividades interrompidas sem nenhum aviso.

A consequência dessa interrupção se traduz em prejuízos. Mesmo sem poder oferecer atendimento, custos fixos como salários, aluguel e máquinas sempre continuarão a existir.

Como proteger os dados do laboratório?

Um plano de backup sempre é uma boa forma de proteger as operações da empresa. A regra de backup 3-2-1 é uma ótima ferramenta, que pode dar conta do recado na maioria das aplicações que envolvem pequenas e médias empresas.

Soluções improvisadas baseadas em CDs, DVDs, pendrives ou HDs externos são fáceis de manusear, portáteis e podem manter a integridade dos dados por muito tempo, mas não possuem uma boa capacidade de armazenamento ou recursos robustos contra falhas.

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A importância do backup externo

Muitos sistemas de gestão fornecem um programa para backup que compacta todas as informações e gera um único arquivo com todos os dados concentrados. Esse arquivo, além de ficar salvo fora do computador, deve ser salvo em outros locais fora da empresa.

Alguns equipamentos de backup permitem fazer a cópia automática desse arquivo utilizando a rede local. Manter uma rotina de backup programada dos dados do servidor e dos computadores da rede local para um storage diminui a chance de perda de dados.

Um storage NAS como solução de backup local

Uma boa prática é criar uma rotina automática de backup em rede, utilizando como ferramenta um storage NAS para a fazer primeira cópia dos dados laboratoriais.

Alguns novos NAS possuem ferramentas interessantes, como permitir a criação de uma nuvem privada dos exames ou sincronizar arquivos com serviços de nuvem.

Essas ferramentas permitem que pacientes e médicos acessem diretamente os exames, possibilitam acessos protegidos por login e senha, possuem registros de auditoria e são boa forma de se proteger contra falhas.

Além disso, qualquer plano de backup sério deve possuir ferramentas para diminuir o tempo de inatividade. Ter uma previsão da interrupção dos serviços caso haja algum problema até que haja a recuperação do ambiente é muito importante.

Serviços de nuvem são muito úteis, porém geram mensalidades, são dependentes de linhas de comunicação e ainda são (muito) mais lentos que sistemas de backup locais.

Instale um bom antivírus

O antivírus é uma ferramenta fundamental para manter a saúde dos dados de qualquer empresa.

Existem muitos antivírus gratuitos no mercado, mas só as versões pagas recebem atualizações constantes sobre os novos vírus que são produzidos.

Além disso, as versões profissionais dos antivírus recebem mais atenção por parte de seus fabricantes, são recheadas com recursos exclusivos para segurança e possuem suporte técnico.

O firewall também é uma ferramenta indispensável

Um firewall também é uma ferramenta que protege a rede local e os exames de laboratório contra acessos não autorizados.

Além disso, essas soluções também monitoram dados que são transmitidos, protegendo o tráfego contra atividades suspeitas ou não autorizadas.

Existem várias formas de implementar corretamente um firewall. Alguns fabricantes entregam essas soluções como um sistema completo (formado por hardware e software), enquanto outros entregam apenas o software para ser instalado num computador para esse fim.

Servidor de backup local ou serviço de nuvem?

Um laboratório que contrata e concentra seus dados em apenas um serviço de backup em nuvem terceiriza informações de seus pacientes para outra empresa.

Provedores de serviços de nuvem são empresas como as nossas: Também estão sujeitas a falhas, erros humanos e sabotagem.

Manter o backup apenas num sistema de nuvem pública significa renunciar ao controle do servidor e estar no mesmo ambiente que centenas de outras empresas.

Além disso, mensalidades, problemas de privacidade, segurança e regras de governança corporativas também podem ser obstáculos que limitam o uso da nuvem.

Por outro lado, a estratégia de backup 3-2-1 recomenda manter pelo menos uma cópia de emergência longe da área de produção da empresa, que pode facilmente ser uma nuvem de terceiros.

Muitos laboratórios já estão optando por modelos que comtemplam nuvens híbridas, mantendo parte dos dados de uso localmente e transferindo o backup e informações pouco acessadas para a nuvem.

O backup em nuvem precisa evoluir

Apesar de muitas empresas venderem a nuvem como um sonho, a verdade não é totalmente essa. Os custos da nuvem tem crescido com o passar dos anos, e a relação "pague pelo uso" nem sempre é proporcional.

Quando o assunto é backup na nuvem, esse custo se torna ainda menos vantajoso, pois exige um servidor privado e a contratação de linhas de comunicação de alta velocidade para fazer o upload e download dos dados.

Esse tipo de estrutura acaba se tornando inviável para pequenos e médios laboratórios, que optam por contratar uma nuvem pública e ratear o custo com outras empresas que utilizam o mesmo serviço.

Vale ainda lembrar que esse tipo de solução só é aplicável para regiões onde a internet é estável, pois qualquer interrupção na internet também derruba o acesso aos dados e pode comprometer o acesso aos dados.

Muitos softwares para análises clínicas já possuem a possibilidade de trabalhar com o sistema hospedado na nuvem, o que infelizmente tira totalmente o controle do laboratório sobre os dados de seus clientes.

Usar um provedor de terceiros para manter os dados dos pacientes é como plantar numa fazenda arrendada, onde tudo que é produzido possivelmente será monitorado pelo proprietário.

Qual a melhor solução de backup para um laboratório?

Apesar de todo o empenho da indústria para comercializar espaços e links para backup em datacenters, o backup primário de qualquer empresa deve ser eficiente, econômico e fácil de ser restaurado.

O uso de storages NAS diretamente da rede LAN é uma ótima alternativa para manter os dados médicos e exames sempre protegidos, porém realizar o backup off-site da replicação automática em nuvem pode ser providencial em caso de desastres.

Além disso, servidores e storages redundantes também podem falhar, por isso simular uma recuperação de dados dentro do ambiente de produção periodicamente pode salvar muitos empregos.

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