Confluence, um software corporativo para colaboração em nuvem

Informações espalhadas em diversos e-mails, notas de reuniões dispersas, documentos salvos em várias pastas de rede e a comunicação toda fragmentada.

Projetos se atrasam, documentos e arquivos se perdem e a produtividade geral diminui. A situação está longe de ser ideal.

O que fazer para unificar os dados, organizar o ambiente e estabelecer metas para o grupo? Nessa hora é que uma plataforma como o Confluence pode centralizar os dados, organizar as tarefas e acelerar a produtividade da empresa.

O que é Confluence?

Confluence é um software de colaboração em nuvem que permite gerenciar projetos, organizar o trabalho de equipe, criar manuais de treinamento, notas de reunião, etc. Desenvolvido pela empresa Atlassian, o software foi desenvolvido para organizar diversas áreas de conhecimento de uma empresa.

O software oferece integração com outras ferramentas da Atlassian, como o Jira, permitindo assim rastrear problemas e atualizações de projetos diretamente no ambiente de trabalho.

Além disso, o Confluence também oferece uma variedade de add-ons para personalizar e expandir as funcionalidades da plataforma de colaboração de acordo com as necessidades específicas de cada organização.

Como funciona essa plataforma de colaboração?

O Confluence foi projetado para ajudar a criar, compartilhar e colaborar em projetos as equipes, tudo em uma única plataforma.

Com ele, qualquer usuário pode criar páginas, que funcionam como um espaço de trabalho digital para um projeto ou tópico específico.

Nesses espaços, os membros da equipe podem fazer acesso remoto aos projetos para adicionar texto, imagens, vídeos, tabelas e outros conteúdos, usando um editor fácil de usar do tipo WYSIWYG.

O software também permite a colaboração em tempo real, onde vários usuários podem editar uma página ao mesmo tempo.

Além disso, o Confluence possui um sistema de controle de versão, ou seja, permite acompanhar as mudanças feitas em um documento e reverter para uma versão anterior caso seja necessário.

O ambiente de colaboração permite ainda que os usuários comentem em páginas, abra discussões e enviem feedback dentro do contexto do projeto.

Além disso, os usuários podem marcar outras pessoas usando o símbolo "@" para chamar sua atenção para uma tarefa ou comentário específico.

O sistema é altamente personalizável, permite usar macros para outras funcionalidades e pode ser integrado a outras ferramentas.

Como começar a usar o Confluence?

1- Inscreva-se no Confluence: Visite o site da Atlassian e faça sua inscrição. A empresa oferece um período de avaliação gratuita para a plataforma, ou seja, você pode experimentar o software sem compromisso.

2- Crie seu primeiro espaço: Depois de se inscrever, a primeira tarefa é criar um novo espaço de trabalho. Esse espaço de trabalho é basicamente uma área virtual que pode conter muitas páginas e sub-páginas.

3- Crie sua primeira página: Depois de criar um espaço, comece a adicionar páginas a ele. Uma página é onde você realmente coloca seu conteúdo. Pode ser qualquer coisa, desde notas de reuniões até documentação de produto ou manuais de treinamento.

4- Adicione conteúdo: O Confluence possui um editor de texto rico que permite formatar texto, adicionar imagens, criar tabelas e muito mais.

Você pode ainda adicionar "macros", que são componentes especiais que fornecem novas funcionalidades, como tabelas de conteúdo, painéis de tarefas, galerias de imagens, etc.

5- Convide sua equipe: Uma vez configurado o espaço e já com páginas iniciais criadas, você pode convidar sua equipe para participar. Esses convites podem ser enviados por email diretamente através do Confluence.

6- Explore os recursos adicionais: O Confluence possui recursos adicionais, como a possibilidade de comentar em páginas, adicionar rótulos, criar modelos de página e integrar a plataforma com outras ferramentas.

Quais são os planos de licenciamento disponíveis para o Confluence?

A Atlassian, empresa que desenvolve o Confluence, oferece vários planos de licenciamento de seu serviço de nuvem para atender organizações de todos os portes. São eles:

Free: Este plano é gratuito, suporta até 10 usuários, 2GB de espaço de armazenamento em nuvem e oferece recursos limitados.

Standard: O plano Standard suporta até 50.000 usuários, 250 GB de armazenamento, possui permissões configuráveis por usuário e suporte ao cliente durante o horário comercial.

Premium: A versão Confluence Premium oferece todos os recursos do plano Standard, além de recursos como a análise de dados, calendário colaborativo, suporte 24/7, 1 TB de armazenamento e disponibilidade de 99,9%.

Enterprise: Este é um plano corporativo personalizado, configurado sob demanda para empresas que precisam de recursos avançados de gestão, segurança e gerenciamento de projetos.

Além desses planos, a Atlassian oferece ainda as opções de licenciamento  para datacenters que preferem hospedar o Confluence em sua própria infraestrutura.

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Quais são as principais aplicações para o Confluence?

O Confluence é uma plataforma de colaboração e documentação que pode ser usada para facilitar o gerenciamento de vários processos corporativos. São elas:

Gestão de projetos: O Confluence pode ser usado para planejar, organizar e documentar todos os aspectos de um projeto. Pode ser usado para criar cronogramas, atribuir tarefas, monitorar o progresso e documentar os resultados.

Documentação de produtos: Equipes de desenvolvimento podem usar a plataforma para documentar especificações de produtos, roadmaps, decisões de design e muito mais.

Base de conhecimento: O software é frequentemente usado para criar bases de conhecimento internas ou externas. Com ele é simples documentar procedimentos de trabalho, FAQs, melhores práticas e outras informações úteis.

Colaboração em equipe: O sistema pode ser usado como uma plataforma de colaboração para equipes, permitindo que os usuários compartilhem ideias, discutam problemas e trabalhem juntos em documentos e projetos.

Notas de reunião: O Atlasian Confluence pode ser usado para documentar notas de reuniões, decisões tomadas e ações a serem realizadas.

Treinamento e onboarding: A plataforma também pode ser usada para criar e armazenar materiais de treinamento e onboarding para novos funcionários.

Gestão de Documentos: O serviço pode ser usado como uma solução centralizada para gestão de documentos e permite que as empresas armazenem, organizem e pesquisem todos os seus documentos em um único lugar.

Quais são os dispositivos que podem acessar e usar o software?

O Confluence é uma plataforma de nuvem, ou seja, pode ser acessada de qualquer dispositivo com um navegador web e uma conexão à internet.

O sistema é compatível com a maioria dos navegadores modernos, incluindo Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari e Microsoft Edge.

Além disso, a Atlassian também oferece aplicativos móveis para iOS e Android. Esses aplicativos permitem acessar o serviço de qualquer lugar através de um smartphone ou tablet.

Para organizações que preferem hospedar o serviço em servidores próprios (Confluence Data Center), o software também é compatível com vários sistemas operacionais como o Windows e o Linux.

Quais são os riscos sobre manter projetos importantes na nuvem?

Assim como outras plataformas, serviços como o Confluence podem ser muito úteis para o gerenciamento de projetos em organizações de todos os portes, porém agregam preocupações associadas ao ambiente de nuvem.

Mesmo com políticas de segurança robustas, provedores de serviços confiáveis e os usuários cientes das melhores práticas de segurança, esse ambiente nunca está totalmente isento de riscos. São eles:

Segurança de dados: Embora os serviços em nuvem adotem medidas de segurança robustas, a possibilidade de violações de dados sempre existe.

Informações confidenciais podem ser expostas se a segurança não for adequadamente gerenciada.

Dependência do provedor: A contratação de uma plataforma de colaboração em nuvem pode resultar em dependência da empresa contratada.

Isso pode ser problemático em renegociações contratuais, alterações de  política ou na interrupção dos serviços.

Conformidade e privacidade: Dependendo do setor e da região, podem haver regulamentações rigorosas sobre o uso e armazenamento de dados.

Estar em conformidade com essas leis ao usar serviços em nuvem muitas vezes pode ser um desafio.

Disponibilidade e tempo de atividade: A disponibilidade dos dados e serviços depende tanto da confiabilidade do provedor de serviços em nuvem quanto da qualidade da conexão à internet.

Interrupções de serviço do provedor e problemas de conectividade podem levar à perda de acesso a informações críticas.

Gerenciamento: Manter o controle sobre quem tem acesso a quais dados pode ser desafiador em um ambiente de nuvem, especialmente à medida que o número de usuários aumenta.

Pequenos projetos podem usar um storage NAS

Apesar do Confluence ser uma plataforma de colaboração completa para ambientes corporativos, muitas vezes esse ambiente pode ser considerado complexo para novos usuários.

Além disso, adicionar novos custos mensais ou manter projetos importantes hospedados em servidores de terceiros sempre são desafios que exigem energia para serem superado.

Como alguns projetos exigem apenas o compartilhamento de arquivos, muitas vezes simplesmente considerar usar um storage NAS como ambiente colaborativo é uma boa ideia.

Utilizar um NAS como servidor de arquivos associado a um aplicativo de colaboração pode reduzir drasticamente o investimento em uma plataforma de colaboração, além de manter todos os projetos importantes sob controle.

Aplicativos como o Notes Station da Qnap permite aos usuários criar, compartilhar e colaborar através da criação de notas.

Com ele, sua empresa pode facilmente organizar as notas e documentos e acessá-las a partir de qualquer dispositivo com acesso à Internet.

A Qnap oferece ainda outros softwares para trabalho em equipe como o Qsync, QuShare, Qfiling e o Qsirch, que facilitam a criação e o gerenciamento de um ambiente de colaboração e pesquisa.

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