Informações desorganizadas? Saiba como organizar arquivos e pastas

Produtividade e organização são fortes aliados. Com o avanço da tecnologia, o mundo tornou-se digital, onde a memória pessoal e informações associadas à processos produtivos são geradas e armazenadas com cada vez mais frequência.

Documentos, fotos e vídeos são criados sob forma de arquivos digitais e armazenados diariamente em servidores ou computadores de empresas e residências.

Sem pensar muito no assunto, alguns usuários muitas vezes permitem o acúmulo e armazenamento desordenado desses dados,  gerando assim desorganização e, em alguns casos, perda dos mesmos.

Organizar e segmentar arquivos exige tempo e alguma metodologia. Para evitar que esse trabalho torne-se um processo inviável, é possível realizar a organização de pastas e dados de forma premeditada, facilitando assim o trabalho de armazenamento e evitando o risco de que dados sejam perdidos.

Falha de hardware, falha humana, invasões, furtos e vírus são apenas alguns problemas que podem ocasionar grandes prejuízos à nossa vida digital.

Segmentação dos arquivos e pastas

Para organizar os dados no computador, cada usuário os segmenta de seu modo mais lógico. O armazenamento de arquivos, fotos e vídeos necessita ser organizado corretamente para evitar qualquer tipo de perda, portanto, existem métodos que podem otimizar a organização.

• Não armazene os arquivos em um local só

Tome cuidado na hora de salvar dados novos ou realizar cópias de outros dispositivos. Organizar tudo em um local só pode ser catastrófico na hora de procurar qualquer dado. A finalidade das pastas nos computadores é para auxiliar na organização e divisão de arquivos criados.

• Segmente as pastas criadas no PC

Organização é uma das prioridades, portanto, a segmentação de pastas na máquina auxilia na busca e redução de arquivos duplicados no HD. Neste contexto, crie pastas com nomes ou datas que sempre sejam relevantes para os dados salvos nela.

• Nomeie arquivos e pastas corretamente

Detalhar corretamente os documentos salvos auxilia na hora de procurar um documento ou pasta mais atualizado. Inserir datas e versões é ideal, principalmente com trabalhos e fotos.

• Exclua arquivos e pastas que não utiliza

Muitas vezes, o acúmulo de dados faz parecer que tudo que está lá é importante, mas na realidade só atrapalha o fluxo de busca. Dados e pastas duplicadas também se aplicam, pois podem resultar na busca errada.

Seguir estas dicas de como organizar arquivos e pastas irá economizar muito espaço no disco rígido. Porém, para que haja uma organização segura, muitas vezes é importante realizar cópias em outros dispositivos de armazenamento.

Organize arquivos em dispositivos externos

Os documentos importantes que não estão sendo mais usados, podem ser transferidos para dispositivos de armazenamento externos como pendrives, HDs externos ou storages NAS.

Com isso, é possível economizar memória no PC, além de abrir espaço para que novos documentos sejam  armazenados. Esse processo evita sobrecarregar a capacidade do computador com dados indevidos ou que não sejam utilizados.

• HDs Externos

Os Hard Disks portáteis facilitam a vida de quem busca uma forma rápida e prática para armazenar e organizar arquivos. Atualmente, existem diversos tipos de HD externos com capacidades diferentes.

Com modelos que permitem até a realização do backup de dados dos PCs, ele é uma solução muito útil.

• Pen Drives

Pequenos e portáteis, os pen drives são a solução para organizar os arquivos que necessitam serem constantemente transportados e compartilhados. Por ter capacidades não muito altas como os HDs externos, muitas vezes não podem armazenar grandes dados.

Além disso, a segurança deles tende a ser baixa, pois qualquer arquivo com algum vírus pode prejudicar o aparelho.

• Cartões de Memória

Os cartões de memória são também muito práticos e portáteis para realizar o armazenamento e a organização de arquivos e documentos.

Além disso, com capacidades diferentes, eles possuem a vantagem de muitos já serem compatíveis com os dispositivos que geram os arquivos, como celulares, câmeras e filmadoras.

Organize arquivos na nuvem

Outro método muito utilizado para obter um armazenamento eficiente e rápido é através da nuvem (Cloud), onde já existem diversas plataformas que unem o armazenamento de dados através da rede, como:

• Cloudbox
• Google Drive
• Evernote
• Dropbox

Cada serviço possui sua própria funcionalidade e executa funções específicas. Utilizar o serviço na nuvem pode auxiliar em manter a organização entre milhares de arquivos e pastas que necessitam ter acesso direto e rápido através de qualquer dispositivo que possua o programa.

Infelizmente, para poder ter um espaço de armazenamento e organização de qualidade nestes programas, é necessário pagar uma taxa mensal.

Com isso, muitas das vezes, o custo não compensa a necessidade do serviço. Todavia, uma solução que pode ser útil e mais eficiente são dispositivos que fornecem grande espaço de armazenamento.

Armazenamento e organização eficiente

Outro exemplo de solução de organização de arquivos são os sistemas de armazenamento de rede que possuem diversos recursos que auxiliam o usuário desde o backup até a otimização em organização de documentos e pastas.

Um storage NAS ou Network Attached Storage proporciona soluções exclusivas que normalmente não são encontradas em máquinas comuns de armazenamento.

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Além disso, os storages possuem recursos que auxiliam na comunicação de aparelhos para obter uma melhor organização de seus dados, como a certificação DLNA, um protocolo de tecnologia criado para que os aparelhos eletrônicos de residências consigam se comunicar entre si.

Outro também muito utilizado e eficiente para a organização de arquivos automática é o Qfiling, oferecido exclusivamente para os NAS QNAP.

Qfiling - Organização de arquivos simplificada

Ao utilizar um Storage NAS QNAP, é fundamental que exista um gerenciamento para o arranjo dos arquivos e pastas. A aplicação Qfiling, presente dentro do storage, automatiza a organização dos documentos através de procedimentos automatizados, reduzindo o tempo necessário para encontrar documentos importantes.

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