Saiba Como fazer a correta Gestão de Documentos e Arquivos

Num mundo que dobra a quantidade de informações armazenadas a cada dois anos, fazer a correta gestão de documentos e arquivos em qualquer organização é o desafio a ser superado.

A gestão de documentos consiste em organizar, catalogar, rastrear e armazenar documentos impressos ou digitais, facilitando a localização dos mesmos em caso de necessidade.

O correto gerenciamento dos documentos e arquivos de uma organização mapeia todos os documentos obrigatórios e não obrigatórios gerados, montando um plano para manter dados sempre disponíveis e seguros para todos os colaboradores da empresa.

Dentre alguns documentos obrigatórios que devem ser armazenados estão os livros fiscais, registros contábeis, demonstrativos de resultado como balanços/balancetes, guias de recolhimento, documentos previdenciários e trabalhistas.

Além disso, contratos, notas fiscais, extratos bancários também devem ser guardados, sob pena de autuações fiscais.

Documentos como comprovantes de pagamento de transações imobiliárias, escrituras, informações e propostas comerciais, orçamentos, contas de consumo como água e luz, manuais e projetos também devem organizados e guardados para eventuais auditorias e consultas.

Além deles, documentos eletrônicos como e-mails, planilhas, arquivos de texto, documentos pdf, informações registradas no sistema ERP e o backup das operações são apenas alguns exemplos de dados que devem ser gerenciados e facilmente localizados em caso de necessidade.

Por que a gestão dos documentos (físicos e digitais) é importante?

Manter uma gestão de documentos eficiente otimiza a consulta de informações dentro da empresa, facilitando a apresentação dos dados perante serviços contábeis, de auditoria e órgãos governamentais, além de entregar elementos importantes para a tomada de decisão baseada em documentos e relatórios gerenciais.

Sistemas informatizados voltados à gestão de documentos são ferramentas úteis para o planejamento orçamentário, graças a facilidade de acesso aos registros e a consolidação de comprovantes históricos.

Áreas como a de atendimento ao cliente também são beneficiadas com a gestão eficiente de documentos, provendo informações importantes sobre clientes e fornecedores como dados cadastrais, pedidos firmados anteriormente e valores de compra/venda históricos registrados.

Uma boa organização dos documentos (físicos ou digitais) também auxilia em processos jurídicos, pois a falta de apresentação de documentos em causas trabalhistas, tributárias e empresariais pode causar a problemas para a empresa na justiça.

Esses são apenas alguns exemplos práticos de como a gestão eficiente de documentos pode ajudar sua empresa a melhorar seus processos.

Por onde começar uma gestão eficiente de documentos?

Qualquer gestão eficiente de documentos deve ser iniciada pela identificação de todos os documentos utilizados na organização (físicos ou lógicos) e como os mesmos são armazenados  (arquivamento).

Para manter uma base de arquivos bem organizada, com todos os documentos facilmente localizáveis, é importante inicialmente mapear quais documentos exigem guarda física da empresa e quais podem ser digitalizados ou descartados.

Qual o melhor o local de armazenar documentos?

Pequenas e médias empresas podem usar apenas uma sala bem iluminada, ventilada e com higienização e acondicionamento adequado para armazenar o material impresso. Depois de identificados e catalogados, os papeis que deverão ser mantidos devem ser organizados por data para facilitar futuras consultas.

Tributos pagos, comprovantes de pagamento a funcionários, informações previdenciárias e outros documentos impressos que serão mantidos também devem ser agrupados de forma cronológica e separados por tipo, sendo devidamente acondicionados em arquivos, caixas, pastas ou gavetas para maior eficiência.

Além de manter os papeis obrigatórios, é importante digitalizar a maior quantidade possível de documentos. Isso poderá melhorar significativamente a administração deles, reduzir custos e diminuir a necessidade de espaço físico para armazenamento.

Dependendo do tamanho da empresa, talvez seja necessário contratar uma consultoria para esse trabalho, uma vez que mesmo operações idênticas, quando realizadas em diferentes localidades, podem estar sujeitas as diferentes regras de guarda e descarte de documentos.

Para pequenas e médias empresas que já tem seu acervo digitalizado, alguns sistemas de armazenamento (storages) ligados à rede são uma ótima ferramenta para esse fim, por vezes dispensando e o desembolso de implementar um sistema para a gestão de documentos.

Por que digitalizar documentos?

A digitalização de documentos é um recurso muito útil, principalmente devido ao espaço cada vez menor e mais caro dentro das empresas e nas grandes cidades.

Como muitas empresas geram um grande volume de documentos impressos, nem sempre é possível mantê-los em suas próprias sedes.

Assim, algumas delas acabam alugando ou adquirindo áreas externas como salas, galpões ou outros tipos de instalação somente para manter seu arquivo morto de papeis.

Isso infelizmente prejudica a acessibilidade, tornando a consulta aos dados mais difícil e causando demora na recuperação de informações preciosas.

Nessa hora a digitalização de documentos é importante: Transformar toneladas de papel em arquivos diminui a exigência da contratação de espaços externos e facilita a busca por informações.

A digitalização de documentos aliada a um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) é uma ferramenta poderosa para qualquer organização, pois cria ambientes colaborativos de alta eficiência, reduz o tempo de acesso as informações e facilita a tomada de decisão.

Digitalizar documentos também significa compartilhar mais rapidamente as informações, diminuir o risco de perda de documentos pela ação do tempo e proteger os dados sigilosos contra acessos não autorizados.

Onde armazenar meus documentos digitalizados?

Seja através de um scanner ou qualquer outro tipo de dispositivo óptico, qualquer arquivo digitalizado SEMPRE deverá ser salvo em sistemas de armazenamento como storages NAS ou servidores.

Apesar pequenas e médias empresas ainda se utilizarem de HDs externos e mídias ópticas (CDs ou DVDs) para esse fim, o risco da perda de dados nesses casos sempre é uma ameaça real.

Storages NAS como os fabricados pela Qnap podem facilmente ser conectados à internet, disponibilizando todo seu conteúdo armazenado de forma segura através de uma conexão telefônica.

Outra forma de fazer o arquivamento de documentos é contratar espaço e usar um provedor cloud, mesmo tendo de conviver com as desvantagens em armazenar dados na nuvem pública.

Os sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED)

Um software de GED permite controlar e compartilhar facilmente os dados da empresa com seus colaboradores, gerenciando todos os documentos (físicos e lógicos) da organização com grande eficiência, utilizando-se de recursos valiosos como autenticação de acesso através de login e senha que restringe acessos não autorizados de acordo com os privilégios de cada usuário.

Além disso, sistemas GED corporativos permitem monitorar todas as consultas aos documentos, criar arquivos com os históricos de acesso (log), registrar quando cada conteúdo foi acessado, por quem e, se eventualmente foi modificado, prover recursos de rastreabilidade como o IP da máquina de origem do usuário.

Alguns sistemas permitem ainda comparar os documentos modificados com outros de versões anteriores e, se necessário, restaurar os originais através do backup previamente armazenado.

Qual a segurança no uso de um sistema GED?

Manter um papel impresso em silos documentais não é seguro, seja pela ação do tempo, erro humano, sabotagem, chuvas, incêndios ou mesmo pequenos acidentes, como o derramamento de líquidos.

O simples manuseio não especializado pode causar danos irreversíveis aos documentos.

Além disso, extravios, roubos ou desaparecimento de documentos importantes que compõe lotes que serão descartados quase nunca são auditados, podendo gerar graves problemas relacionados à espionagem industrial.

Assim, utilizar um bom sistema de gestão de documentos e suas ferramentas faz toda a diferença quando o assunto é segurança.

Sistemas de armazenamento equipados com hard disks que permitem a criptografia de dados aliadas à métodos para a organização dos dados são ótimas ferramentas para assegurar o arquivamento, o armazenamento e a conservação adequada de documentos e arquivos.

A gestão de documentos nas pequenas e médias empresas

Nem sempre pequenas e médias empresas dispõe de recursos para implementar soluções sofisticadas para a gestão de documentos.

Sabendo disso, o fabricante de storages NAS Qnap disponibiliza equipamentos voltados para esse fim que são escaláveis, fáceis de instalar e gerenciar.

Traga seu projeto e tire suas dúvidas, somos especialistas em armazenamento de dados e temos a melhor solução de arquivamento para seus documentos.