Como enviar um arquivo ou vídeo grande por email

Não é raro, ao finalizarmos aquele serviço urgente, nos depararmos com problemas para anexar arquivos grandes como vídeos, imagens ou documentos com muitos megabytes em aplicativos que fazem o envio de emails.

A primeira alternativa que temos nesses casos é usar um HD externo, pendrive ou outro tipo de mídia para transferir o arquivo para seu destinatário.

Além de não ser um processo em tempo real, esse envio "analógico" gera custos com transportes, atrasos na entrega e o risco da mídia chegar danificada no endereço de destino.

Porém, apesar de inconvenientes como necessitar de um dispositivo de armazenamento com espaço livre, exigir a presença física das mídias e ter custo de transporte, essas soluções geralmente resolvem a maioria dos problemas.

Como enviar um arquivo grande por email?

Transmitir um arquivo grande não precisa ser complicado. Seguindo alguns passos simples, você pode garantir que seu arquivo chegue com segurança e intacto.

O tamanho importa quando se trata de enviar anexos. Por isso, se você estiver enviando um arquivo grande, é importante saber se o provedor ou serviço utilizado permite o envio desse tipo de anexo.

Além disso, saber a limitação de tamanho do arquivo que será enviado e formatá-lo corretamente para que o destinatário possa receber, abrir e visualizar o anexo sem problemas faz parte da solução.

Quando transferir arquivos por email se torna um problema

Quando a transferência de um arquivo se torna um problema, há algumas coisas que você pode fazer para resolver a situação.

A chegada dos serviços de compartilhamento de arquivos em nuvem como o Dropbox ou Google Drive facilitou o processo.

Esses serviços permitem que você carregue um arquivo grande em um servidor de nuvem e, em seguida, envie um link com o endereço do arquivo via email.

Porém, nem sempre nossas conexões com a internet ajudam nesses casos, tornando nossos uploads e downloads de arquivos tarefas literalmente intermináveis.

Assim a opção é compactar os dados. Isso reduzirá o tamanho do arquivo e facilitará o envio.

Por fim, caso nada funcione, você pode ainda tentar dividir o arquivo grande em partes menores e enviar cada parte em um email separado.

A compressão de dados

Quando você está enviando um arquivo grande por email, a compactação de dados pode ser muito útil.

Ao usar um software de compactação é possível reduzir o tamanho do arquivo e facilitar o envio para seu destinatário.

Existem várias formas para compactar dados. O método mais comum é usar um aplicativo de mercado para obter um arquivo compactado.

Um jeito simples de fazer isso é usar um programa como WinZip ou 7-Zip. Após compactar o arquivo, você precisará decidir como enviá-lo.

Ao escolher o método correto de compactação e entrega, você pode garantir que seu destinatário possa receber o arquivo sem problemas.

Você pode simplesmente adicioná-lo como anexo de seu email ou, se o mesmo ainda for um arquivo muito pesado para o envio, será necessário adotar outra solução.

Usar serviços de nuvem para transmitir arquivos grandes

Existem várias formas de enviar arquivos grandes por email, mas uma das mais fáceis é usar serviços de armazenamento em nuvem como o Google Drive ou o Dropbox.

Para isso basta fazer o upload do arquivo para sua conta e compartilhá-lo com o destinatário por email. O destinatário poderá baixar o arquivo a partir do link que você indicar.

Se você estiver usando o Gmail, poderá anexar arquivos de até 25 MB diretamente ao seu email sem precisar usar um serviço separado.

No entanto, se você estiver enviando um arquivo maior que isso, precisará usar o Google Drive ou o Dropbox.

O protocolo de transferência de arquivos ftp

Um arquivo muito grande pode ser carregado (upload) em um servidor FTP, ser armazenado na nuvem ou em um cloud NAS. Nesses casos basta enviar ao destinatário um link do endereço para baixá-lo.

Utilizar um servidor FTP também é uma ótima maneira de transferir arquivos grandes. Esse serviço é rápido, fácil e, o mais importante, é grátis! Veja como disponibilizar um arquivo grande por FTP:

1. Primeiro, você precisa encontrar um bom cliente FTP. Há muitos para escolher, mas recomendamos o FileZilla (https://filezilla-project.org/). Ele é gratuito, de código aberto e muito amigável.

2. Depois de baixar e instalar o FileZilla, inicie o programa e insira as seguintes informações na barra "Quickconnect":

Host: yourdomainname.com (substitua pelo seu nome de domínio)

Username: yourusername (substitua pelo nome de usuário fornecido)

Password: yourpassword (substitua pela senha de access FTP fornecida)

3. Quando estiver conectado, navegue até a pasta onde deseja carregar o arquivo. Em seguida, basta arrastar e soltar o arquivo do seu computador na janela FTP. É isso! O arquivo agora será carregado para o seu servidor.

Crie sua própria nuvem privada

Há muitas razões pelas quais você pode querer construir sua própria nuvem privada de dados. Uma delas é para fornecer acesso simples aos arquivos grandes locais por usuários que estão em outras localidades.

A melhor forma de disponibilizar seus arquivos via internet é usar um servidor de armazenamento em nuvem. Esse tipo de serviço pode facilmente prestado por um storage NAS.

As principais vantagens de usar um dispositivo como esse é, que além de capacidade de armazenamento quase ilimitada, eles não possuem mensalidades e são muito seguros.

Primeiro, você precisará escolher a plataforma certa. Existem diversos fabricantes de storages por aí, por isso faça uma pesquisa e encontre a que melhor atende às suas necessidades.

Em segundo lugar, você precisará garantir que os arquivos que serão disponibilizados via internet estejam em segurança e sejam acessados somente por quem deve.

Isso significa escolher um equipamento com recursos de segurança robustos para garantir que seus dados não sejam hackeados ou roubados.

Terceiro, você precisará garantir que seus dados sejam copiados regularmente. Dessa forma, se algo der errado com seu sistema de armazenamento primário, você ainda terá acesso aos seus dados.

Construir sua própria nuvem privada pode ser uma ótima forma de compartilhar seus arquivos grandes de forma segura e ter mais controle sobre o processo. Apenas se certifique de fazer algum planejamento antes de começar.

Use um NAS

Um NAS na nuvem é uma ótima maneira de enviar arquivos grandes por email.

Na realidade o arquivo nem é enviado. Alguns NAS possuem ferramentas capazes de criar um link de acesso para que usuários de outras localidades acessem diretamente os dados.

A vantagem do uso de um NAS conectado à internet é que você também pode configurar permissões de segurança para que apenas as pessoas certas possam acessar os arquivos.

Esses dispositivos geralmente possuem recursos para a criação de uma nuvem pessoal de dados e fornecem links para compartilhamento de arquivos grandes com outros usuários.

Essa é uma maneira segura e confiável de compartilhar arquivos, tornando-os perfeitos para anexos de email, sem pesar ou ocupar espaço em sua caixa postal.

Portanto, caso a frequência de envio desses conteúdos grandes seja alto, vale a pena investir em um cloud NAS.

Com ele basta selecionar o arquivo, criar um link para o acesso e adicionar o endereço no email do destinatário. O caminho para acesso ao arquivo será entregue com segurança na caixa de entrada do destinatário.

Assim que receber o email, o destinatário pode então baixar o arquivo de seu dispositivo NAS através de uma conexão de internet de acordo com a sua conveniência.

Um Cloud NAS para transferência de dados

Existem algumas maneiras diferentes de enviar arquivos grandes por email, mas uma das mais fáceis é usar um NAS (Network Attached Storage) com serviços de transferência de arquivos via nuvem.

Os Cloud NAS são sistemas de armazenamento em rede projetados para facilitar a transferência de arquivos e podem ser usados para mandar arquivos de qualquer tamanho.

Além disso, ao criar sua nuvem privada você não precisa se preocupar com limites de anexos ou de tamanho de arquivo, pois esses equipamentos disponibilizam facilmente vários terabytes de espaço.

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