Como acessar um sistema administrativo via internet (nuvem)?

Em tempos de home office (trabalho remoto) é imprescindível disponibilizar todos os recursos necessários para que nossos colaboradores entreguem sempre o melhor resultado.

Empresas que já usavam aplicações como ERP via internet antes da pandemia não tiveram grandes alterações em suas rotinas, mas muita gente ainda procura uma forma de mover seus softwares administrativos para a nuvem ou pelo menos conseguir acessá-los via internet.

Como disponibilizar os dados da empresa para trabalho remoto?

Antes de responder essa pergunta, é necessário identificar quais tipos de dados precisam ser disponibilizados para acesso remoto.

Uma boa forma de começar é saber que disponibilizar arquivos e pastas via internet é mais simples que mover o sistema administrativo da empresa para a nuvem.

Caso sua empresa precise apenas disponibilizar arquivos e pastas para diversos funcionários para acesso via web, as alternativas mais simples são:

1- Utilizar serviços de nuvem como o Google Docs, Dropbox, Box ou iCloud.

2- Instalar um storage NAS e criar sua própria nuvem privada

Serviços de armazenamento em nuvem

A primeira alternativa é a mais barata (às vezes até grátis) e indicada para compartilhar poucos arquivos e pastas.

Apesar de usuários domésticos utilizarem esse tipo de serviço com frequência, a maioria das empresas precisa de recursos profissionais, como o gerenciamento dos dados e o controle dos acessos feitos pelos usuários.

Como armazenar e compartilhar arquivos como imagens e vídeos pode exigir muita área de armazenamento, nem sempre o valor cobrado por serviços de nuvem acaba justificando a contratação desse tipo de solução.

Além disso, criar ambientes de nuvem para compartilhar documentos via internet geralmente significa disponibilizar os dados da empresa num ambiente sem controle, onde qualquer funcionário pode acessar, alterar ou excluir arquivos.

Outro ponto a ser considerado é que compartilhar documentos através desses serviços pode fugir totalmente do controle da organização, possibilitando o vazamento de informações importantes por falta de processos definidos ou erro humano.

Esses riscos, aliados a preocupações como manter a privacidade das informações armazenadas e ter os custos com mensalidades sob controle levam muitas empresas a montar sua própria nuvem privada.

Compartilhar arquivos e pastas via internet através de um NAS

A segunda alternativa é instalar um storage NAS para compartilhar arquivos e pastas via internet, através da criação de uma nuvem privada.

Criar um drive de nuvem utilizando um NAS para compartilhar documentos e dados não estruturados como arquivos office, vídeos e imagens via internet é muito simples.

Storages como Qnap e Synology fornecem diversas ferramentas para esse fim, incorporando recursos de gerenciamento como criação de pastas, privilégios, autenticação por login e senha, registro de atividades de usuários, criptografia de dados e capacidade de armazenamento ilimitada.

Um NAS com 2 hard disks pode facilmente entregar 1TB de armazenamento sem grandes complicações.

Outro ponto importante ao criar uma nuvem privada é manter seus dados seguros e longe de acessos não autorizados.

Isso significa mais segurança e privacidade para os dados corporativos. Além disso, um NAS não cobra mensalidades, não exige upgrades de planos e pode ser facilmente expandido.

A desvantagem desse sistema é o maior desembolso de aquisição, pois comprar um storage é um investimento maior que simplesmente contratar um serviço de armazenamento na nuvem.

O acesso remoto ao sistema administrativo

Enquanto compartilhar arquivos e pastas via internet é relativamente simples, as coisas não são tão diretas quando se trata de mover aplicativos como sistemas administrativos de uso local para a nuvem.

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Aplicativos desenvolvidos internamente sob medida, softwares antigos ou personalizados para própria empresa podem simplesmente não funcionar, ou exigir uma série de atualizações antes de poder ser hospedado em algum tipo de serviço de nuvem.

Outro ponto que deve ser levado em consideração é que sistemas administrativos de arquitetura cliente-servidor podem ser mais complexos de se migrar para a nuvem, exigindo a instalação de ferramentas de terceiros (nem sempre gratuitas) nos computadores de todos os colaboradores (clientes) para funcionar adequadamente e com um mínimo de segurança.

Atualmente poucos serviços de nuvem pública possibilitam a transferência desses sistemas administrativos mais antigos e respectivos dados.

A maioria das organizações que vem adaptando seu aplicativo ERP para atender às necessidades e processos de sua organização durante anos, talvez nem consiga encontrar uma solução em nuvem adequada para hospedar seus sistemas.

Acesso remoto ao sistema corporativo via VPN

A boa notícia sobre o assunto é que sempre é possível estabelecer uma conexão segura via internet entre o servidor da empresa e o computador do colaborador que está trabalhando no regime home office.

Uma forma simples de disponibilizar acesso a softwares administrativos corporativos e diversos usuários remotos é criar um servidor VPN dentro da infraestrutura de TI da empresa.

Esses servidores são capazes de prover conexões seguras entre dispositivos, como computadores e notebooks com os servidores corporativos da empresa, via banda larga.

Essa solução permite que qualquer usuário possa acessar o sistema administrativo da empresa de qualquer lugar, mantendo seu nível hierárquico e privilégios.

Como montar um servidor VPN para uma empresa geralmente exige imobilizar um computador para esse fim e ter conhecimento técnico sobre o assunto, essa solução nem sempre é o melhor caminho para organizações não possuem especialistas em TI.

Pensando nisso, a Qnap incorporou em seus storages NAS o software QVPN, que permite facilmente configurar um servidor VPN em poucos cliques.

Isso permite que computadores façam o acesso remoto aos sistemas administrativos, adicionando componentes importantes como o controle dos acessos, autenticação por login e senha, criptografia de dados e facilidade na implementação.

Um servidor de arquivos na nuvem

Montar um servidor VPN num storage NAS Qnap pode, por exemplo, permitir acesso aos aplicativos corporativos baseados em Windows e antigas versões do SQL sem grandes complicações, além de também fornecer capacidade de armazenamento para a montagem de um servidor de arquivos na nuvem.

Nesse caso, além de simplificar o processo da implementação do VPN, um NAS também pode compartilhar arquivos não estruturados como vídeos, documentos office e imagens, sem riscos de segurança, problemas de privacidade e a cobrança de mensalidades.

Outros benefícios para a empresa

Outra boa notícia é que ao utilizar um NAS como servidor VPN e servidor de arquivos online, também é possível aposentar os sistemas de fitas, CDs e HDs externos dos sistemas de backup.

Diversas ferramentas úteis podem ajudar nessa tarefa, como o Hybrid Backup Sync e o Netbak Replicator.

Esses softwares podem fazer backup dos dados do sistema administrativo e de todos os discos das estações de trabalho, gerando proteção extra para os dados da empresa.