7 melhores práticas para montar uma política de backup

Apesar dos sistemas de armazenamento primários ou de produção estarem cada vez mais confiáveis, depender de uma única cópia dos aplicativos e dados sempre é uma decisão arriscada.

Deste modo, criar e manter ao menos uma cópia independente, de qualidade e fora da área de processamento sempre foi uma prática necessária.

Uma política de backup bem estruturada e funcional garante que as cópias dos arquivos estejam sempre disponíveis em caso de falha do sistema, invasão ou mesmo erro humano.

A precaução é o ativo mais importante

Usuários e empresas que sabem da importância em manter seus servidores e sistemas de armazenamento sempre seguros simplesmente não esperam por imprevistos, nem mesmo em casos de falhas graves ou interrupções dos serviços. Neste sentido, um plano de backup eficaz deve antecipar situações de ameaças, mudanças ou possíveis ataques.

Assim, as melhores práticas para continuidade de negócios serve para estruturar um planejamento coerente, alinhado com as necessidades de cada organização ou usuário.

Ter um plano para recuperação de desastres bem elaborado garante que a recuperação dos dados seja rápida para restabelecer todo o sistema ou ambiente de trabalho.

Para facilitar, indicamos algumas estratégias para montar um bom plano de backup.

1. A frequência e o local de armazenamento

O aumento expressivo de ataques por ransomware exige que data centers e usuários diversifiquem as mídias e aumentem a frequência das cópias.

Afinal, uma única cópia e um único local de backup deixaram de ser suficientes. Agora é preciso utilizar estratégias inteligentes e que sejam eficazes em copiar os arquivos com maior frequência e rapidez.

Block Level Backup: Softwares que permitem cópias incrementais baseadas em bloco (BLI) possibilitam que os dados sejam copiados rapidamente, independentemente do tamanho do backup.

O ganho de velocidade acontece porque ao invés de copiar todos os arquivos, somente os blocos alterados desde o último backup são copiados para o sistema de armazenamento.

O backup e a recuperação instantânea: Além do block level backup, existe também a recuperação in-loco ou, como também é conhecida, a recuperação instantânea.

Embora não funcione exatamente desta forma, a recuperação local é bastante rápida, uma vez que instancia o armazenamento de uma máquina virtual em armazenamento protegido, o que possibilita voltar a ficar online em questão de minutos.

Vale destacar que no caso da recuperação in-loco, é recomendado que seja utilizada um dispositivo de armazenamento de alto desempenho para cópia, já que ele funcionará como um tipo de armazenamento temporário.

A restauração por streaming: Outra alternativa é usar a recuperação por streaming. Na recuperação por streaming, os dados são transmitidos do sistema de armazenamento diretamente para a produção, dando prioridade aos arquivos que estão sendo acessados.

A vantagem da recuperação por streaming é que os dados são enviados automaticamente para a área de trabalho, diminuindo drasticamente qualquer janela de backup ou tempo de interrupção dos serviços.

De qualquer forma, uma combinação de backups incrementais em bloco frequentes com um mecanismo de recuperação rápida deve ser suficiente para suprir as necessidades da maioria das empresas.

2. Alinhe o plano de backup ao SLA

As estratégias e os recursos para recuperação de desastres na área de TI nem sempre estão alinhados com as necessidades ou expectativas de negócio do mundo corporativo.

A pressão contínua feita pelos usuários e dirigentes do negócio exige que o tempo de recuperação para esse tipo de ambiente seja quase instantâneo.

Na maioria desses cenários, o tempo necessário para auditá-los e determinar as prioridades das cópias simplesmente não existem.

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Considerando estes aspectos é essencial estabelecer preferências, estratégias e a capacidade de recuperação em caso de desastres.

Estes pontos devem ser baseados nas demandas e prioridades de cada aplicação, tendo como principal referência os resultados que serão obtidos através de uma análise de impacto empresarial.

Os recursos fornecidos pela recuperação rápida e pelo block level backup aliviam a pressão e são capazes de priorizar a restauração dos serviços com base na demanda do usuário.

Com isso, estabelecer uma janela de recuperação padrão para todos os aplicativos é mais acessível e prático do que realizar uma auditoria detalhada do ambiente.

Essa afirmação é especialmente verdadeira em grandes data centers, onde o número de aplicativos que exigem mais proteção crescem tão rapidamente quanto os próprios dados.

3. O backup 3-2-1

A estratégia 3-2-1 é a forma mais comum para manter o ambiente seguro em praticamente qualquer cenário de falha.

Para segui-la, basta ter ao menos 3 cópias dos dados, armazenar 2 delas em mídias físicas distintas e outra fora do local de trabalho, como um storage replicado ou em um serviço de nuvem.

Vale destacar que esse método não exige um número exato de cópias. Afinal, quanto mais cópias você tiver, menores serão as chances de perdê-las de uma única vez.

Entretanto, de nada adianta as cópias se elas não forem integras, testadas e atualizadas regularmente.

Empresas que utilizam o backup 3-2-1 normalmente tem seu backup primário feito em dispositivos de armazenamento como storages NAS, mantém também a segunda cópia em sistemas offsite e a terceira cópia fora do ambiente de trabalho.

Já em grandes data centers é aceitável contar um conjunto de snapshots associado com uma das cópias, mesmo que esteja no sistema de armazenamento primário e dependa de sua integridade.

Acidentes acontecem: É importante ter em mente que qualquer solução de armazenamento sempre vai apresentar problemas durante sua vida útil.

Discos rígidos e memórias SSD por exemplo falham com o tempo, seja por causa de um defeito ou simplesmente por desgaste.

Neste contexto, dois dispositivos do mesmo tipo possuem um risco muito maior de falhar simultaneamente, por isso é importante utilizar diferentes tipos de mídias para armazenar cada uma das cópias.

É importante garantir as cópias estejam integras e que em qualquer eventualidade o processo de recuperação de dados seja simples e rápido.

Esta característica geralmente é facilitada pelos sistemas locais de armazenamento, que não exigem linhas de comunicação para a restauração do ambiente.

4. Use o backup na nuvem com inteligência

Embora os serviços de nuvem apresentem alguns benefícios, mover dados para a nuvem sempre exige cautela. E isso é particularmente verdadeiro em casos onde a velocidade de recuperação do ambiente é essencial.

Afinal, alugar um espaço para colocar seus arquivos importantes em um terreno terceirizado e longe de casa nem sempre é uma boa ideia.

Isso porque sempre há um custo envolvido, que pode ser inicialmente atraente mas irá aumentar com o tempo ou necessidade de mais espaço.

Lembre-se que além da mensalidade do provedor, sempre será necessário investir em mais linhas de comunicação, softwares e mão-de-obra para enviar seus dados para a nuvem.

Além disso, a maioria dos provedores de backup em nuvem cobram uma taxa extra caso seja necessário a recuperação de algum arquivo.

Considerando estes aspectos, o custo anual de manter 100TB em um provedor de nuvem pode ser até maior do que adquirir um sistema de armazenamento local.

Vale destacar que armazenar documentos na nuvem também significa terceirizar o gerenciamento e a proteção destes arquivos ao provedor do serviço.

Em consequência disso, muitas empresas preferem ter uma cópia total dos dados em um NAS local de alta disponibilidade e sincronizar apenas os arquivos mais importantes com algum serviço de nuvem.

Essa estratégia reduz o tráfego, diminui a exposição das informações, exige menos banda de comunicação e reduz os custos de armazenamento.

Além de proteger duplamente os dados de produção contra falhas e ou perdas acidentais, esse sistema mantém todos os dados localmente e reduz a necessidade de espaço na contratação do provedor de nuvem.

5. Automatize suas ações para a recuperação de desastres

A maioria das recuperações exigidas não são aquelas que envolvem todo um ambiente, e sim apenas um único arquivo ou aplicativo.

Para isso, um sistema de armazenamento em disco dificilmente exigirá recuperar todos os arquivos de um volume. Mesmo assim, sempre será necessário ter uma estratégia que considere desastres maiores.

Essas situações exigem que o departamento de TI recupere dezenas (senão milhares) de aplicativos, que podem inclusive depender de processos executados em outros servidores.

Os runbooks tradicionais de backup podem se tornar 10x mais úteis se forem automatizados ou pelo menos tornados executáveis, prevendo cada etapa da operação.

Nesses casos, esses dados precisam ser disponibilizados em uma ordem específica, o que requer um passo a passo, ou seja, um plano de recuperação de desastres documentado e que possa ser facilmente implementado.

6. Cuidado com a retenção desnecessária de dados

As principais preocupações com a cópia dos arquivos envolvem o espaço ocupado em sistemas de disco e a retenção desnecessária das informações.

A maioria das empresas retém suas cópias por um longo período. No entanto, as recuperações de dados normalmente envolvem o backup mais recente, nunca o mais antigo.

Além disso, navegar por um grande número dispositivos de armazenamento pode ser uma tarefa desafiadora, demorada e até mesmo cara. Quanto mais dados estiverem contidos na sua infraestrutura de TI, mais difícil será gerenciá-los.

Tentar encontrar dados atualizados entre uma tonelada de arquivos pode ser demorado, por isso sempre é importante saber quando excluir um arquivo não utilizado.

A decisão sobre o que arquivar ou excluir depende das políticas definidas de cada organização. Um bom plano de retenção, agendado e testado corretamente ajuda a alcançar a conformidade, controlar custos e possibilita a recuperação de arquivos com segurança quando necessário.

A maneira mais fácil para resolver esse problema é utilizar um soluções para backup e retenção de dados que atendam as várias regulamentações sobre a continuidade de negócios e ao mesmo tempo simplifiquem a arquitetura do ambiente.

Soluções como storages NAS costumam ser utilizados para reduzir o custo do armazenamento primário. Isso é duplamente vantajoso, pois além de servirem como backup server, eles também ajudam as empresas a atender aos requisitos de retenção.

7. Proteja os endpoints e os aplicativos SaaS

Endpoints são todos os dispositivos que contém dados valiosos para empresas ou usuários, sejam eles notebooks, desktops, tablets ou smartphones.

Como esses dispositivos também falham, é razoável supor que seus arquivos também poderão ser perdidos em caso de falha ou incidente.

Felizmente, sistemas de armazenamento modernos facilitam a proteção destes aparelhos e permitem que o departamento de TI faça o gerenciamento do backup.

Além disso, a maioria das empresas tem usado intensamente aplicativos SaaS (software as a service) como o Google G-Suite, Hubspot e Salesforce para melhorar a eficiência interna.

Porém achar que os dados gerados nestas plataformas estejam sempre seguros e protegidos automaticamente é um erro. A verdade é que todos os acordos de uso (SLA) deixam bem claro que a proteção do servidor contratado é de responsabilidade de cada usuário.

Neste contexto, vale lembrar a importância de optar por um sistema de backup que faça a proteção de dados com recursos que protejam os endpoints e os arquivos contidos nas plataformas SaaS contratadas.

A importância ter uma política de backup funcionando

Num mundo cada vez mais digital, a maioria das empresas e usuários tem produzido diariamente um grande volume de informações críticas que são essenciais para suas operações.

Não tomar as precauções implementando soluções adequadas para cópia e recuperação de dados pode causar, além da interrupção dos serviços, muitas consequências financeiras e legais para organizações de todos os portes.

Por consequência, ter um plano de recuperação de desastres robusto e eficaz é fundamental para garantir a continuidade de negócios e a pronta recuperação de dados em caso de desastres.

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